Como administrar las operaciones en una entidad Análisis de los Inventarios y la Fuerzade Trabajo Introducción Las organizaciones surgen con el objetivo de generar un bien o brindar un servicio que tiene una demanda. Ahora bien, la organización solamente puede ofrecer lo que produce, es por eso que uno de los subsistemas claves en cualquier empresa es el subsistema de Operaciones, por ser aquí donde se crean los bienes, o se brindan los servicios que los clientes necesitan. Es precisamente sobre el subsistema de Operaciones que trata el presente trabajo, que tiene como objetivos: -
Detectar problemasde las operaciones en la entidad objeto de estudio en cuanto al control de los Inventarios y a la Fuerza de trabajo. -
Sugerir soluciones a los problemas detectados a través de una serie de técnicas que le permitirán un mejor desempeño de sus funciones.
Esperamos que el presente trabajo sea de utilidad para la organización en la cual se realiza ya que en el mismo se presentan una serie de técnicas a emplear para medir el desempeño de sus funciones y a la vez le ofrece soluciones a las dificultades que esta enfrenta en materia de Administración de Operaciones dándole la posibilidad de enfrentarse mejor al entorno y brindarle un mejor productoo servicio a sus clientes. DESARROLLO Caracterización de la entidad La empresa JuventudS.A clasifica en la rama comercial. Esta se dedica a la comercialización de tres líneas de productos: cosmetológicos, integradores dietéticos y suplementos nutricionales, estos son: Productos para la Fotoprotección: Productos para Restauración y calidad de vida: Productos Antienvejecimiento: -
Cápsulas antienvejecimiento -
Crema fluida antienvejecimiento -
Crema liquida limpiadora -
Crema estimulante para masajes -
Bebida reconstituyente
Además diseña la presentación (estuche) de los productos, así como, el material promocional (plegables) de los mismos. A continuación se relacionan sus clientes fundamentales y su estructura de ventas: Los clientes fundamentales son: -
1. CIREN -
2. CENTRO DE RETINOSIS PIGMENTARIA -
3. CENTRO INTERNACIONAL DE SALUD "LAS PRADERAS" -
4. TURISMODE SALUD -
5. CAYO LARGO -
6. BOUTIQUES DE LAS CADENAS TIENDAS: -
7. FRONTERAS (FERIAS, EXPO VENTAS)
En el siguiente gráfico puede observarse la estructura de ventas según clientes. 
La empresa Juventud S.A. cuenta con un solo proveedor, Ledi Laboratori Eudermici Italiani SRL. Su principal competidor en la Industria nacional son las empresasque comercializan productos de cosmetología, también tiene que enfrentarse a productos importados de firmas extranjeras que están bien posicionadas en el mercado y que cuentan con una tradición y un reconocimiento por parte de los consumidores entre otras podemos mencionar: L"oreal, Nina Ricci y Lacome, etc También hay que señalar que en el mercado nacional atenta contra ellos el bajo poder adquisitivo con que cuenta la mayoría de la población y que consecuentemente los recursosmonetarios de que dispone los destina a satisfacer necesidades de primer orden ( alimentación, vestuario, vivienda, etc.) antes que emplearlo en este tipo de productos de belleza que son considerados por muchos como artículos de "lujo ". La estructura de la entidad puede observarse en el Anexo No.1 Esta entidad para desarrollar su actividad cuenta con 17 trabajadores distribuidos según categoría ocupacional como sigue: 
A continuación se presentan algunos indicadoresseleccionados de la entidad: EN MILES DE PESOS | INDICADORES | | | VENTAS TOTALES | 173.4 | | COSTO POR PESO DE VENTAS | 0.51 | | COSTO TOTAL | 0.90 | Clasificación del tipo de servicio que brinda la empresa De acuerdo al bajo grado de adaptación a lo que requiere el cliente y a la baja intensidad de la mano de obra que ofrece la empresa Juventud S.A. se ubica dentro de la matrizde clasificación de los servicios en el cuadrante de Fabrica de Servicios como se puede observar en la figura No.1 
El conocimiento de este aspecto para la empresareviste una importancia significativa ya que le permite conocer el tipo de servicio que brinda la organización y así determinar las cualidades que requieren tener las personas que acometerá este tipo de servicio, esto le facilitará encontrar el personal idóneo que acometa las tareas con la mayor calidad posible. Más adelante abordaremos el tema relacionado con el análisis de la fuerza de trabajo de la organización, ya que esta variable juega un papel determinante en el desempeño de la empresa y aunque no le corresponde a la Administración de las Operaciones seleccionar el personal si le ofrece a la dirección los recursos necesarios para optimizar los resultados dentro del sistema de la empresa. Análisis de los inventarios en la organización El inventario es una forma de asegurar la continuidad de las operaciones ya sea en un sistema productivo o de servicios, por tanto exige que se maneje con mucho cuidado. Y es precisamente una de las problemáticas que enfrentan hoy en día las organizaciones. Al efectuar un análisis en la empresa del nivel de inventarios que esta posee, así como, de la rotación de los mismos podemos decir que, la misma mantiene elevados niveles de inventario que representan más de la mitad del total de activos circulantes (53%) y en cuanto a la rotación de los inventarios, realiza una gestión deficiente de sus existencias (inventarios), cambiándolas aproximadamente 1.98 veces al año, en otras palabras, la empresa vende sus inventarios en 184.3 días como promedio (365días/1.98 veces); requiere de aproximadamente 3 meses para que este rote lo cual nos hace pensar que la entidad cuenta con una inversión mayor a las necesidades requeridas. En esta temática aspectos tales como: ¿Qué cantidad debe comprarse?, ¿Cuándo se debe realizar una compra?, ¿Qué sistema de revisión emplear?, ¿Cómo controlar la existencia en almacén?, etc., son de vital importancia y es precisamente sobre estas cuestiones que nos proponemos efectuar un análisis, planteando en primer lugar como funcionan estos aspectos en la entidad y en segundo lugar proporcionando herramientas que ayuden a realizar un manejo más eficiente de los inventarios. Como se planteaba anteriormente en la caracterización de la empresa, esta cuenta con un solo proveedor, el cual produce una serie de artículos que constituyen la producción fundamental de la fábrica y que no relacionaremos ya que no forman parte de la producción de la entidad analizada (que en lo adelante denominaremos producto "A"), además elabora los productoscosmetológicos que son comercializados por Juventud S.A y que en lo adelante denominaremos producto "B". Para que esta fábrica produzca el producto "B" requiere efectuar una serie de ajustes en la línea que implican paralización de la producción de aproximadamente 7 días para cambiar de un tipo de producción a otra, en los cuales obviamente la fábrica no produce; es por eso que cuando en la fábrica se ajusta la línea para un tipo de producción se elaboran grandes cantidades de dicho producto ("A" o "B" según se trate) ya que transcurrirá un tiempo más o menos largo para que vuelva a elaborar ese mismo tipo de producción. Al no constituir el producto "B" la producción fundamental y ser la empresa Juventud S.A la única entidad que lo comercializa, Ledi Laboratori Eudermici Italiani SRL, elabora una X cantidad de estos productos más o menos grande y los envía para su comercialización; pero sucede que los niveles de venta de Juventud S.A no suficientes como para mantener un nivel aceptable de productos en sus almacenes, sin llegar a tener un gran volumen de inventarios inmovilizados que pudieran conllevar a pérdidas por deterioro u obsolescencia. También encontramos que una parte importante del inventario (entre el 10% y 12%) constituye material de muestrapromocional. Los productos son vendidos a los clientes en carácter de consignación de esta forma los productos continúan formando parte del inventario de Juventud S.A hasta tanto llegue al destino final: el consumidor. La empresa solicita a su proveedor desde el momento en que concierta el contrato con los clientes sin tener en cuenta de que hasta que el producto no llegue al último eslabón de la cadena (consumidor) continúa formando parte de su inventario. Analizando los diferentes métodos que existen para el manejo de los inventarios y considerando la producción de la empresa como productos de demanda independiente ya que están influenciados en alto grado por las condiciones del mercado, proponemos utilizar el método ABC de administraciónde inventarios pudiendo clasificar los productos a partir de aspectos tales como cantidad y valor del inventario. Aquellos renglones que clasifiquen como clase A se podrán revisar de manera continua, chequeando constantemente el nivel de existencias (considerando los productos que están en almacén y los que están por llegar). Cuando las existencias estén por debajo de lo que se considere debe estar disponible entonces ordenar una cantidad determinada fija. Los que clasifiquen como clase C se pueden controlar por un sistema de revisión periódico, revisando los inventarios cada cierto número de días o semanas y entonces ordenar una cantidad hasta alcanzar el nivel de existencias predeterminado. Los que caigan en clase B estarían en un nivel intermedio de atencióny se podrán revisar acorde a un criterio que a nuestro juicio sería el más adecuado y es según como se comporte la demanda de dichos productos. Así pudiera ser que en determinado momento si es alta o medianamente alta la demanda pueden ser revisados de manera continua; si disminuye su demanda se debe optar por efectuar una revisión periódica. Lo anterior debe complementarse con un sistema de control conocido como sistema Cardex considerando que los productos tienen un lento movimiento, ya que rotan cada tres meses aproximadamente. Si en un futuro esta empresa llega a incrementar sus niveles de venta y por consiguiente se mueven más rápidamente sus productos puede analizarse la posibilidad de cambiar el sistema de control antes propuesto, por un sistema de control computarizado donde se pueda trabajar con ambos métodos de revisión, continuo y periódico para que de forma automática se vayan generando ordenes de compra de los productos, por supuesto si la situación financiera de la entidad lo permite. Análisis de la fuerza de trabajo en la organización Para lograr un buen desempeño de los trabajadores es necesario conocer y poner en práctica los principiosbásicos de una adecuada administración de la fuerza de trabajo, entre los que se pueden citar: -
1. Relacionar al trabajador con el trabajo -
2. Definición clara de las responsabilidades del trabajador -
3. Establecer estándares de desempeño, etc.
Para que estos principios cumplan su objetivo se necesita efectuar una correcta medición del trabajo, que tiene entre otros propósitos, evaluar el comportamientodel trabajador, asumiendo que la esencia de la medición del trabajo es la determinación de los estándares de desempeño. Una de las variables a considerar lo constituye la Productividad del trabajo, cuya medición no resulta nada sencillo en actividades no repetitivas, o que son ejecutadas por médicos, enfermeras, ingenieros, gerentes, etc., así como profesiones que ejercen en trabajos no estandarizados. Juventud S.A cuenta con 17 trabajadores distribuidos según categoría ocupacional tal y como se relaciona anteriormente (Ver Caracterización de la empresa), ahora bien anualmente se lleva a cabo un proceso de evaluación integral del personal (este proceso no incluye a los dirigentes y al personal de servicios) donde se consideran los aspectos que se observan en el Anexo No.2. (1) Pero sucede que todos los trabajadores en esta empresa se miden por igual lo cual es inconsecuente si tenemos en cuenta que no todos desarrollan las mismas tareas (Ver anexo No.1). Además es un sistema de evaluación muy rígido ya que para que un trabajador, alcance una evaluación de excelente, debiere obtener una calificación de 5 puntos en todos los aspectos. También hay que señalar (no por mencionarlo en último lugar consideramos que sea menos importante) el hecho de que le conceden el mayor peso dentro de la evaluación a los aspectos de la Disciplina laboral y las relaciones de trabajo. Para medir el trabajo de estas personas se deben considerar 3 indicadores que son en resumen: que se ha logrado con el trabajo, como se ha realizado el mismo y como se comporta el trabajador. Para esta empresa se propone aplicar como método de análisis, El Criterio De Calificación Ponderada, para la evaluación integral del desempeño. El cual quedaría según se muestra en el anexo No. 3. Cada aspecto tendrá un peso específico que estará en función de la importancia que cada uno tiene dentro del total (100 ptos) de acuerdo con la actividad que realice el trabajador. (1) Independientemente del promedio general que obtenga el trabajador para que se considere idónea su evaluación este deberá obtener el máximo de puntos (5 puntos) en los aspectos I y II. Para poderdemostrar la efectividad de la propuesta que se realiza, se exponen como ejemplo la evaluación realizada a un Comercial y al Gerenteeconómico. EVALUACION INTEGRAL AL TRABAJADOR Período a evaluar: 1 semestre Área de trabajo: Ventas Actividad que realiza: Comercial | Indicador | M | R | B | MB | E | Peso específico | | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | | | | | | | | | | 1) Satisfacción del cliente | | | | | x | 20 | | 2) Éxito del proyecto | | X | | | | 10 | | 3) Dinero generado | | | x | | | 10 | | | | | | | | | | 4) Grado de innovación | | X | | | | 10 | | 5) Manejo de situaciones no estándares | | | X | | | 10 | | 6) Grado de penetración en el trabajo | | | | X | | 10 | | 7) Documentación del trabajo y transferibilidad | X | | | | | 5 | | 8) Adaptación al cambio | | | X | | | 5 | | | | | | | | | | 9) Superación para el trabajo | | | | X | | 10 | | 10) Disciplina laboral | | | X | | | 5 | | 11)Cooperación, Relaciones de trabajo | | X | | | | 5 | | TOTAL | | | | | | 100 | Calificación total ponderada: CTP = 3(0.10)+2(0.10)+.....+3(0.10)+2(0.05) = 3.45 EVALUACION INTEGRAL AL TRABAJADOR Período a evaluar: 1 Semestre Area de trabajo:Economía Actividad que realiza:Gerente Económico | Indicador | M | R | B | MB | E | Peso específico | | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | | | | | | | | | | 1) Satisfacción del cliente | | X | | | | 5 | | 2) Éxito del proyecto | | | X | | | 10 | | 3) Dinero generado | | | | X | | 15 | | | | | | | | | | 4) Grado de innovación | | | X | | | 5 | | 5) Manejo de situaciones no estándares | | X | | | | 10 | | 6) Grado de penetración en el trabajo | | | | X | | 15 | | 7) Documentación del trabajo y transferibilidad | | | | | X | 10 | | 8) Adaptación al cambio | | | x | | | 10 | | | | | | | | | | 9) Superación para el trabajo | | | X | | | 10 | | 10) Disciplina laboral | | | | X | | 5 | | 11)Cooperación y Relaciones de trabajo | | | | | x | 5 | | TOTAL | | | | | | 100 | Calificación total ponderada: CTP = 2(0.05)+3(0.10)+.....+4(0.05)+5(0.05) = 3.60 Ambos trabajadores obtienen una evaluación de idóneos considerando que obtienen más de 3 puntos y por tanto su calificación es de BIEN. Los resultados alcanzados en la prueba piloto demuestran que el método de análisis propuesto se adapta mejor a las características del personal de la entidad acorde a la función que realizan. Además se pudo observar que los trabajadores están más interesados por demostrar su competencia en el trabajo, ya que perciben el interés de la administraciónpor la tarea que desempeñan y los resultados alcanzados, sienten que sus conocimientos tienen valor ante la administración y el resto del colectivo. Conclusiones y Recomendaciones Una vez analizada la situación que se presenta en la empresa Juventud S.A, con respecto a los inventarios y a la fuerza de trabajo, podemos concluir: -
1. La entidad posee elevados niveles de inventario (53% del total de activos circulantes), dado el deficiente manejo de los mismos. -
2. El actual método de evaluación al trabajador no cumple con su objetivo principal de efectuar una correcta medición del trabajo a partir de evaluar el comportamiento del trabajador según los estándares desempeño.
A partir de las deficiencias detectadas en la entidad recomendamos una serie de medidas que a continuación detallamos: -
Efectuar una revisión de los inventarios con vistas a depurar la existencia de productos ociosos u obsoletos en la empresa, definiendo las causas de esta situación y corregirlas. -
Eliminar del inventario lo que corresponde a material de muestra y llevarlo a gasto de promoción y ventas de la empresa. -
Efectuar una prueba piloto aplicando el método ABC de administración de inventarios. -
Comprobar si el material humano de que dispone la organización está en correspondencia con lo que esta requiere según su ubicación en la matriz de clasificación de los servicios. -
Cambiar el método actual de evaluación del desempeño de los trabajadores, por el que se propone.
Bibliografía -
Material de estudio, Dirección de operaciones, Universidadde la Habana, Facultad de Contabilidad y Finanzas, CETED. -
Material de estudio, La función de operaciones en la organización, Facultad de Contabilidad y Finanzas, CETED.
Anexos ANEXO No.1 
Anexo No.2 EVALUACION INTEGRAL AL TRABAJADOR Período a evaluar: Nombres y Apellidos: Area de trabajo: Actividad que realiza: | ASPECTOS A EVALUAR | EVALUACION DEL TRABAJADOR | EVALUACION DEL JEFE | | I. Disciplina laboral | | | | II. Cooperación, coordinación, relaciones de trabajo | | | | III. Resultados del trabajo realizado | | | | IV. Calidad del trabajo realizado | | | | V. Responsabilidad | | | | VI. Superación para el trabajo | | | | | | | | TOTAL PROMEDIO | | | Cada aspecto tiene como mínimo un valor de 2 puntos y como máximo 5 puntos. Donde: 2 = Mal, 3 = Regular, 4 = Bien, 5 = Excelente Nota: El total promedio se determina a partir de la sumatoria de los puntos asignados a cada aspecto y dividido entre la cantidad de acápites a evaluar. ANEXO No.3 EVALUACION INTEGRAL AL TRABAJADOR Período a evaluar: Nombres y Apellidos: Área de trabajo: Actividad que realiza: | Indicador | M | R | B | MB | E | Peso específico | | 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | | | | | | | | | | 1) Satisfacción del cliente | | | | | | | | 2) Éxito del proyecto | | | | | | | | 3) Dinero generado | | | | | | | | | | | | | | | | 4) Grado de innovación | | | | | | | | 5) Manejo de situaciones no estándares | | | | | | | | 6) Grado de penetración en el trabajo | | | | | | | | 7) Documentación del trabajo y transferibilidad | | | | | | | | 8) Adaptación al cambio | | | | | | | | | | | | | | | | 9) Superación para el trabajo | | | | | | | | 10) Disciplina laboral | | | | | | | | 11)Cooperación, Relaciones de trabajo | | | | | | | | TOTAL | | | | | | | Autor: Msc. Indira Rodríguez Valencia indira[arroba]dpc.copextel.com.cu fuente:monografias.com
|
