| Auditoria de Caja y Bancos |
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| Miércoles, 16 de Junio de 2010 18:48 | |
Auditoria de Caja y BancosLos objetivos de la auditoría1. Comprobar que los saldos que a parecen en losestados financieros del Efectivo en Caja y Banco reflejen razonablemente las operaciones efectuadas y las existencias reales que mantiene la unidad de efectivos y valores en Caja así como la correcta aplicación del manual de procedimientode Caja y Banco. El alcance de la auditoría abarcó las operaciones realizadas en el período 1 al 30 de Noviembre de 2007, así como los asientos contables con cierre 30 de Noviembre del 2007. Verificándose entre otras las Circulares y Resoluciones establecidas para las distintas actividades como son . Resolución 324/94 del BNC "Regulaciones bancarias sobre el depósito, extracción, tenencia y controldel efectivo en Moneda Nacional".. Circular AE-5-97, sobre la cuantía de las dietas en Moneda Nacional.. Carta Circular AE 35/97 del MINBAS sobre Resolución No. 44-97, del M.F.P., sobre faltantes y sobrantes de medioseconómicos. . Clasificador de cuentas UNE 2007 y uso y contenido de las mismas.. Manual de Finanzas al Día/ SNC.. Normas Generales de Contabilidad.. Manual de Procedimientos. SNC. Actividad Financiera MINBAS.Se aplico el programa establecidos en el Manual de Auditoria de la UNE del Sistema de Aseguramiento a la Calidad para la temática, en las comprobaciones se aplicaron las Normas Internas de Auditoria.El trabajo se realizó por muestras, mediante la aplicación de técnicas de muestreo aleatorio, a las operaciones, registros y controles correspondientes. Los resultados obtenidos fueron comunicados a los dirigentes, funcionarios, trabajadores, Sindicato y PCC ConclusionesTeniendo en cuenta que las deficiencias detectadas en el Control InternoContable y Administrativo son de menor gravedad y de fácil solución y no determinan en los resultados de la entidad y la contabilidad es un reflejo fiel de los hechos económicos, a partir de la razonabilidad que muestran los saldos de las cuentas revisadas, se evalúa La OficinaCentral de Aceptable partiendo de los resultados obtenidos.A continuación relacionamos los señalamientos más significativos: . Existen 2 dietas con pagos indebidos de un total 25 para un 8%. Por un importe de $ 4.00cup.. Existen documentos que carecen de firmas en la casilla de aprobado (Modelosde Reembolso y Conciliación Bancaria ) y otros con deficiencias en su confección (expediente de ingreso Comedor y Cafetería ). ResultadosEFECTIVO EN CAJA Y BANCO.En verificación efectuada a esta temática se pudieron cumplimentar losobjetivos propuestos, al comprobarse los siguientes aspectos: Se efectuaron Arqueos a los distintos fondos, no detectándose diferencias e irregularidades en el manejo de los mismos; Fondo Para Pagos Menores y Fondo para Cambio. Se revisaron las Actas de Responsabilidadde la cajera sobre la custodia del efectivo, Actas de Autorización y Aprobación de fondos, además de los reembolsos del período analizado, el control de anticipos a justificar y Pagos Menores, así como los depósitos en caja por los diferentes conceptos. Por otra parte se comprobaron los Estados de Cuenta, Conciliación Bancaria y los Registros de Cheques, la realización de arqueos sorpresivos y de fin de mes. Se comprobó el 100 % de las cuentas asociadas a este subsistema, las cuales presentan saldos razonables. Los Saldos de las cuentas se corresponden con los arqueos realizados a fin de mes.Deficiencias detectadas:. En revisión efectuada a los arqueos sorpresivos se detecto que no se detallan los nombres de las personas que realizan los mismos (custodio y Especialista de Contabilidad) así como no relacionan al dorso los vales para pagos menores y dietas pendientes a rembolsar, no se realizan arqueos sorpresivos de todos los valoresen caja (cheques por entregar).. En chequeo efectuado a los reembolsos del mes de noviembre se comprobó que estos modelos carecen de firma en las casillas revisado y aprobado, existen varias dietas relacionadas fuera del orden consecutivo según la fecha.. Se detecto la dieta No 724 del reembolso No 22 que pertenece a Juan C Pascual con un importe de $ 370.50 del día 14-11-07 viaje a Ciudad de la Habana por cuatros días que al dorso no se le detallo el desglose del gasto.. Existen 2 dietas con pagos indebidos de $ 2.00 cada una en el desayuno para un total de $ 4.00 pues se pago con hora de salida 9:00 a.m. las mismas pertenecen a Adelzo Zayas y Juan Tamayo ambas con un importe total de $15.50.. Se detecto la dieta No 717 que pertenece a Francisco Moreno del día 07-11-07 que presenta enmiendas.. En revisión efectuada a los ingresos de comedor y cafetería se detecto que todos los modelos de liquidación de efectivo carecen de número de orden consecutivo.. En el expediente de ingreso de comedor y cafetería del día 29-11-07 existe descuadre entre el desglose de efectivo y el total de documentos liquidados por in importe de $7.00.. En revisión efectuada a las conciliaciones bancarias se detecto que no son aprobadas por el Jefe del Área de Contabilidad. RecomendacionesEfectuar la revisión de los reembolsos y conciliaciones bancarias por un periodo de hasta tres meses anteriores a la fecha de la Auditoría. Aplicarle el decreto LEY 92 (Responsabilidadmaterial) a los responsables de los pagos indebidos de las dietas.Revisar los expedientes del ingreso de Comedor cafetería correspondiente al año 2007 y aplicar lo establecido en el Manual de Procedimiento. GeneralidadesDe existir inconformidad con la evaluaciónotorgada debe establecer reclamación por escrito al área de Auditoría de la UNE en un plazo no mayor de 20 días después de recibir copia del informe, de acuerdo a lo establecido en la Resolución No. 322 del 2003 del Ministerio de Auditoría y Control.De acuerdo con la Resolución No 103/04 del Ministerio de Auditoría y Control la entidad deberá informar al área de Auditoría de la UNE, en un término no mayor de 30 días a partir de la fecha de recepción del informe, el plan de medidas elaborado para erradicar las deficiencias detectadas.Por otra parte de acuerdo a lo establecido en Decreto Ley 159, capítulo V, artículo 14 se debe discutir en el Consejo de Dirección de la entidad el resultado de la auditoría, siendo el máximo dirigente de la misma el responsable de adoptar las medidas necesarias para erradicar las deficiencias consignadas.Queremos hacer llegar nuestro agradecimiento a todos los trabajadores, especialistas y dirigentes de la Empresa por el apoyo y la facilidad brindada para obtener la documentación requerida, lo que permitió llevar a cabo el cumplimiento de nuestro trabajo. Auditoría de cuentas por cobrarCONCEPTO DE CUENTAS POR COBRAR:Las Cuentas por Cobrar son derechos legítimamente adquiridos por la empresaque, llegado el momento de ejecutar o ejercer ese derecho, recibirá a cambioefectivo o cualquier otra clase de bienes y servicios.Atendiendo a su origen, las cuentas por cobrar pueden ser clasificadas en: Provenientes de ventasde bienes o servicios y No provenientes de venta de bienes o servicios. a) Documentos por Cobrar:Los documentos por cobrar son cuentas por cobrar documentadas a través de letras, pagarés u otros documentos, proveniente exclusivamente de las operacionescomerciales. Esta cuenta debe mostrarse rebajada de las estimaciones de deudores incobrables por este conceptoy por los intereses no devengados por la sociedad. b) Deudores Varios (neto):Corresponde a todas aquellas cuentas por cobrar que no provengan de las operaciones comerciales de la empresa, tales como cuentas corrientes del personalo deudores de ventas de activos fijos. La estimación de deudores varios incobrables debe ser rebajada para su presentación en el balance.c) Documentos y Cuentas por Cobrar a Empresas Relacionadas:Documentos y cuentas por cobrar a empresas relacionadas, descontados los intereses no devengados que provengan o no de relaciones comerciales y cuyo plazo de recuperación no excede de un año a contar de la fecha de los estados financieros. OBJETIVOS DE LA AUDITORÍA DE CUENTAS POR COBRAR: · Comprobar si las cuentas por cobrar son auténticas y si tienen origen en operaciones de ventas. · Comprobar si los valores registrados son realizables en forma efectiva (cobrables en pesos). · Comprobar si estos valorescorresponden a transacciones y si no existen devoluciones descuentos o cualquier otro elemento que deba considerarse. · Comprobar si hay una valuación permanente respecto de intereses y reajustes- del monto de las cuentas por cobrar para efectos del balance. · Verificar la existencia de deudores incobrables y su método de cálculo contable. PROCEDIMIENTOS DE LA AUDITORIA DE CUENTAS POR COBRAR:Respecto al Control Interno.El análisis de crédito se dedica a la recopilación y evaluación de informaciónde crédito de los solicitantes para determinar si estos están a la altura de los estándares de crédito de la empresa. 1. Verificar la existencia y aplicación de una política para el manejo de las cuentas por cobrar. 2. Determinar la eficiencia de la política para el manejo de las cuentas por cobrar. 3. Verificar que los soportes de las cuentas por cobrar se encuentren en orden y de acuerdo a las disposiciones legales. 4. Observar si los movimientos en las cuentas por cobrar se registran adecuadamente. 5. Revisar que exista un completo sistema de control de las cuentas por cobrar, actualizado y adecuado a las condiciones de la empresa. 6. Comprobar que las modificaciones de las cuentas por cobrar sean correctamente autorizadas por quien corresponda. 8. Verificar que las cuentas por cobrar estés adecuadamente respaldadas. 9. Comprobar que las cuentas por cobrar estés vigentes y que las medidas de seguridadse apliquen correctamente (ejemplo: aseguradora de cheques) 10. Verificar la existencia de un manual de funciones del personal encargado del manejo de las cuentas por cobrar. Al igual que el conocimiento y cumplimiento de éste por parte de los clientes y deudores. 11. Controlar el efectivo recibido de proveedores. 12. Efectuar compensaciones de cuentas a pagar contra cuentas a cobrar. 13. Controlar Notas de débito y de crédito (Rebajas por volúmenes de compras, etc). 14. Mantener cheques anulados con orden de no pago, devueltos y emitidos de nuevo. Procedimientos: 1. Verificar físicamente junto con la persona responsable de las cuentas por cobrar los documentos que respalden los documentos por cobrar. 2. Comprobar físicamente la existencia de títulos, cheques, letras y documentos por cobrar e investigar cualquier irregularidad. 3. Comprobar físicamente la existencia de títulos en empresas relacionadas. 4. Comparar el resultado de la comprobación física con el mayor de Inversiones en Empresas Relacionadas. 5. Verificar con los estados financieros de las empresas relacionadas si el monto de las utilidades a repartir corresponde a los documentos por cobrar a empresas relacionadas. 6. Verificar que los datos de los deudores sean correctos, nombre, RUT, domicilio particular y laboral, etc. 7. Comprobar la validez de los documentos, es decir, que los documentos estén legalizados con firma, timbre y estampillas, ante Notario. 8. Verificar datos de los avales en caso que existieran, nombre, RUT, domicilio, etc. 9. Verificar que los avales, en caso que existieran, hayan firmado debidamente los documentos. 10. Verificar el historial de todos los documentos por cobrar, si han sido enviados a notaría, a bancos e instituciones financieras (como factoring, por ejemplo). 11. Verificar qué cuentas por cobrar han sido canceladas oportunamente, con atrasos, o si no han sido pagadas o protestadas. 12. Examinar las autorizaciones para la venta que originó el respectivo documento por cobrar. 13. Examinar la boleta de venta que originó el documento por cobrar, chequear que correspondan los valores y plazos y ver si coinciden. 14. Examinar las facturas de clientes, así como otros documentos justificativos de las cuentas por cobrar. 15. Seleccionar un número de documentos por cobrar de clientes y/o otros deudores y comprobar las entradas de aquellos en los registros contables. 16. Analizar esta partida y conciliar su saldo con el mayor de Clientes, Documentos por Cobrar, Deudores Varios y Documentos y Cuentas por cobrar a empresas relacionadas. 17. Chequear que existan los registros de deudas para con la empresa de los propios trabajadores de la empresa. 18. Verificar que exista factura o boleta a los trabajadores que son deudores de la empresa. 19. Verificar que los montos cobrados por concepto de intereses hayan sido debidamente calculados. 20. En caso de existir arriendos por cobrar, verificar que exista el contrato de arriendo respectivo y si el monto coincide con el canon de arriendo. 21. En el caso que existan reclamaciones por cobrar a compañías de seguros, verificar las condiciones de la póliza y monto asegurado ante un determinado siniestro.22. Verificar si existen cuentas por cobrar a proveedores. Se refiere a los casos en que, después de haber realizado una compra de mercaderías y haberla pagado, tal mercancía resultó defectuosa o llegó con algún faltante, y el proveedor atenderá el reclamo mediante una nota de crédito. 23. Verificar las notas de créditos emitidas por el proveedor y ver si coincide con los documentos que respalden la devolución. 24. Verificar si existen depósitos en garantía de cumplimientos de contratos, por ejemplo cuando la empresa es contratada para realizar cualquier obra o prestar un determinado servicio, y el contratante exige que se haga un depósito garantizado que el objetivo de tal contrato será cumplido. 25. Chequear que el monto reembolsado corresponda a la garantía citada en el punto anterior. 26. Revisar si existen cuentas por cobrar a los accionistas. Se registra en esta cuenta cualquier deuda que los accionistas hayan contraído con la empresa por conceptos diferentes a lo que todavía deban del capital que suscribieron. 27. Verificar si existen anticipos a proveedores. En algunas oportunidades, una empresase ve en la necesidad de hacer un anticipo a cuenta para garantizar el abastecimiento de mercadería o de la prestación del servicio. A esta empresa le surge, por lo tanto, un derecho que será cobrado en el momento en que sea recibida la mercadería o el servicio que ha comprado.28. Chequear que el monto recepcionado a cuenta de anticipos a proveedores corresponda con los documentos que respalden esta situación. Respecto a los Deudores Incobrables 1. Verificar la ubicación física de documentos incobrables. 2. Revisar los documentos o antecedentes de los documentos incobrables para verificar que se usaron todas las instancias para el cobro de éstos. 3. Verificar que se ha usado el método adecuado en el cálculo de la estimación de deudores incobrables. 4. Comprobar si la base para la estimación se ajusta a las disposiciones legales. 5. Revisar en el Mayor la cuenta Estimación de Deudores Incobrables. 6. Verificar que los ajustes a la cuenta deudores incobrables por concepto de inflación y/o corrección monetaria sean calculados y registrados. 7. Verificar si ha habido deudores incobrables que se hayan presentado a cancelar una deuda. 8. Comprobar que esta situación aparezca en los registros contables. ConclusiónRespecto a los documentos por cobrar es importante tener en cuenta no perder nunca de vista la existencia física de éstos así como verificar su formalidad para asegurarse que éstos puedan convertirse realmente en dinero.El programa que hemos mostrado contiene pruebasque varían de acuerdo a cada profesional responsable de la Auditoría, pues de acuerdo a la aplicación de éstas el Auditor basará su opinión en relación a la situación real de la empresa.
Autor: Julio fuente:monografias.com Auditoria de Caja y Bancos |
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