| Proceso Administrativo |
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| Escrito por Administrator | |
| Jueves, 17 de Junio de 2010 17:51 | |
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Proceso Administrativo. Actualmente predomina en la literatura administrativa la concepción de la Administración como proceso, es decir como un camino sistemático y organizado para hacer las cosas, que comprende una serie de acciones, actividades u operaciones que conducen a un cierto fin. Bajo este enfoque la Administración es descrita y analizada a través de las actividades que la componen y consiste en la coordinación de todos los recursos a través de los procesos de planificación, organización, liderazgo o mando, y control, en orden a conseguir los objetivos establecidos. Un proceso es una forma sistemática de hacer las cosas: La Administración entonces, es un proceso porque todos los administradores, sin importar sus aptitudes particulares o su capacidad, intervienen en las actividades relacionadas, para obtener los objetivos. La administración es el proceso de planear, organizar, liderar y controlar los esfuerzos de los miembros de la organización, y el empleo de todos los demás recursos para lograr objetivos organizacionales establecidos.
Fig. 1.2.1.- Ciclo Administrativo. El ejercicio de la Administración conlleva a la aplicación de funciones, que expresan en si mismas y en su interrelación la esencia de este proceso, que se manifiesta como se expresó anteriormente en cualquier actividad humana que involucre a más de una persona. 1.2.1.-Funciones Básicas o Generales del Ciclo Administrativo. La naturaleza universal de la Administración resulta de este hecho: las funciones generales de la Administración o Dirección son las mismas en todos lados, en todas las organizaciones y en cualquier época. Como se muestra en la figura anterior: la planificación, organización, el liderazgo y el control son las llamadas funciones generales o básicas del Ciclo Administrativo Las funciones administrativas son las mismas tanto para los negocios pequeños como para los grandes; para las organizaciones públicas y para las privadas, para las empresas manufactureras, para las organizaciones de servicio, para las empresas minoristas, y para las empresas nacionales, extranjeras y multinacionales, así como para las organizaciones sociales, fraternales, políticas o religiosas, en fin son universales. Las funciones de la Dirección son básicamente las mismas para cualquier clase de organización. Aun cuando pueden aplicarse en forma diferente por los distintos dirigentes. Debido a que todos los gerentes operan alcanzando objetivos mediante los esfuerzos coordinados de otras personas, el tipo de organización en la cual se encuentren hace relativamente muy poca diferencia. Si los administradores desempeñan con eficacia estas funciones en una situación dada, es probable que hagan lo mismo en otras situaciones. Lo anterior denota no solo el carácter universal de la Administración, sino también el mismo carácter de sus funciones generales. De la misma manera que en las organizaciones, y en particular en las empresas, existen una serie de trabajadores que realizan las tareas y actividades principales para fabricar los productos, para prestar los servicios y para cumplir las metas de las mismas. Así, el profesor enseña en la universidad, el sacerdote ejerce su labor de guía en la iglesia, el bombero apagará fuego, el cocinero elaborará un plato, el camarero lo servirá y el piloto hará volar el avión. Todas estas son las tareas operativas de las organizaciones. Llamamos operarios aquellas personas de la organización que se encargan de la ejecución material de las tareas operativas de la empresa. Esa es su única función dentro de la empresa, la realización de las tareas propias de su actividad y no dirigen el trabajo de otras personas. Los directivos son las personas, que dentro del Proceso de Administración, planifican, organizan, dirigen y controlan el trabajo de otras personas, y en concreto, de las personas que ejecutan materialmente las tareas típicas de la organización. El jefe de redacción dirige a los redactores y controla que estos que estos realicen sus artículos según esta previsto. Por tanto, los directivos se encargan de administrar, es decir, de que otras personas realicen las tareas organizativas de manera eficaz y eficiente. A estos directivos se les llama administradores. La mayor parte de los directivos no realizan solo tareas directivas, sino que también realizan tareas operativas es decir el jefe de redacción, a pesar de disponer de un grupo amplio de redactores y periodistas a su cargo, puede elaborar él mismo algunas crónicas o intervenir en la redacción de muchos artículos. El grado en que un directivo se dedica más a tareas administrativas que a tareas operativas depende, de su posición de la jerarquía dentro de la empresa. Las empresas se suelen representar en forma de pirámide. En su base se sitúan a los operarios, es decir aquellos trabajadores que ejecutan materialmente las tareas operativas y que no dirigen y controlan el trabajo de nadie. Son, por tanto, el escalón más bajo de la jerarquía de la empresa. Los directivos o administradores que se dedican a dirigir y a controlar directamente el trabajo de los operarios son los que se llaman supervisores o directivos del primer nivel o de primera línea que pueden ser un coordinador de asignatura, un cabo en el ejército, un entrenador en un equipo deportivo, un jefe de recepción, un comandante de vuelo, etc. Su característica esencial es que dirige el trabajo de un grupo operario y no de ningún otro directivo En lo más alto de la pirámide se encuentra la alta dirección, los administradores de mayor nivel jerárquico, llegando en su punta a los máximos responsable de la organización, cuyo trabajo no es supervisado por otros trabajadores. Entre los administradores de la alta dirección y de los primer nivel, se encuentran los directivos y administradores intermedios o de nivel medio. Tienen como característica común que supervisan y dirigen el trabajo de otros directivos. Como se apunta anteriormente, los administradores realizan tareas administrativas y operativas en diferentes proporciones dependiendo de su nivel jerárquico. La norma general establece que, cuanto mayor sea el nivel jerárquico de un directivo, más centrado estará en las tareas de planificación, organización, liderazgo y control y menos en la ejecución material de las tareas operativas. En sentido inverso, cuando más se desciende en la pirámide, más ocupado estarán dichos administradores en las tareas operativas, aunque sin descuidar las administrativas. Como se ha señalado desde el principio, una empresa busca alcanzar una serie de metas; por tanto lo primero que tiene que hacer el administrador de una organización es establecer los objetivos de la misma y las formas de alcanzarlo: a esto se le llama Planificación. De otra parte, también se ha visto que el trabajo del directivo no es ejecutar directamente las tareas para conseguir los objetivos, por lo que tiene que plantearse que esas personas tiene que realizar cada una un grupo de tareas especializadas y que tienen que coordinar su trabajo; esto se realiza en la segunda fase, que se denomina Organización. Una vez establecidas las relaciones jerárquicas y funcionales entre los miembros de la empresa mediante la fase de organización, hay que buscar a las mejores personas para ocupar los puestos, hay que formarlas, hay que integrarlas, hay que motivarlas, hay que remunerarlas, hay que liderarlas y hay que hacer que existan flujos de comunicación entre ellas; de ello se ocupa la fase de Liderazgo o Mando (hay personas que la nombran, sencillamente, Dirección) Una vez que la empresa ha entrado en funcionamiento se van a obtener ciertos resultados y los administradores o directivos querrán saber si con ello se han conseguido los objetivos previstos, sino es así, deberán producirse ajustes y cambiar los objetivos o las acciones para alcanzarlos en el siguiente período de Planificación; ésta es la función de la fase de Control. Así la administración de la empresa es un proceso secuencial que consta de las fases ya descritas anteriormente (Planificación, Organización, Liderazgo, Mando o Dirección y Control). A estas actividades también se le llaman, funciones o tareas del sujeto de la Administración. Al hablar del proceso administrativo, se han visto las cosas que deben hacer los directivos cuando realizan tareas administrativas. Pero, ¿Es eso lo que realmente hacen? Mintzberg realizó un amplio estudio entre los administradores y directivos y estableció que muchas de estas funciones ocupan un lugar marginal en el trabajo cotidiano de los administradores. Define en cambio un conjunto de roles o papeles que realizan habitualmente los directivos. Los agrupo en 3 tipos diferentes:
El primer término se refiere al directivo que representa la empresa en el exterior. Es la imagen de la empresa. Cuando surge un problema con la empresa, los clientes, los proveedores y terceros interesados acuden a él. También actúa en actos protocolarios y profesionales en representación de la empresa, como convenciones, conferencias y charlas, recepciones oficiales, etc. Como líder, estimula y motiva a los trabajadores que están a su cargo. Es responsable de su reclutamiento y selección, así como de recompensarlo adecuadamente. Interactúa con ellos para que se realizan convenientemente las actividades de la empresa. Como enlace mantiene relaciones sociales y profesionales, está encargado de establecer una red amplia de contactos y de fuentes de información, internas y externas. Le corresponde establecer los canales de comunicación e información que puedan ser utilizados en el futuro.
Monitor: Los directivos realizan una importante labor de recogida de información, normalmente la buscan activamente. Está información la reciben tanto del interior de la empresa como del exterior. Buscan información fiable, disponible en el momento adecuado, organizado y pertinente. Difusor : El directivo es el encargado de transmitir información dentro de la organización, ocupándose de que está circule convenientemente y de que llegue a las unidades y personas que la necesitan. Portavoz: Trasmite una serie de información al exterior de la empresa sobre los planes y programas que está va a realizar. Es el interlocutor y experto en las relaciones dentro del sector.
Emprendedor: El directivo realiza este papel cuando toma iniciativa y busca oportunidades para la empresa. Intenta adelantarse a los acontecimientos, busca nuevos mercados, nuevos productos, nuevos procesos y nuevas formas de gestión. Gestor de anomalías: Como se ha dicho anteriormente unas de las funciones continuas del directivo es el análisis y solución de problemas. Es un solucionador de problemas en la empresa. Sino puede darle una solución por si mismo, reenvía en problema a la parte de la empresa que lo puede resolver. Asignador de Recursos: Decide dentro de su campo de competencia la asignación de los recursos disponibles a distintas actividades, unidades o puestos. Evalúa la importancia de cada cosa y establece prioridades. Hay que pensar que uno de los recursos de la organización más valiosos, y que también asigna libremente, es su propio tiempo. Negociador: Los directivos se encargan también de preparar y supervisar los procesos de negociación que se llevan a cabo en la empresa y con agentes del entorno, fija los límites de la negociación y establece las estrategias negociadoras. Normalmente el directivo que negocia es el que tiene capacidad para llegar a compromisos en nombre de la empresa. extracto monografias.com |
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