Fundamentos de administración. Ejemplo empresa “Rice of milk”

CAPÍTULO 1

La gestión como procesoglobal de la administración

ADMINISTRACIÓN

Dentro de una empresa, la administración consiste en el desarrollo de las actividades que se emprenden para coordinar el esfuerzo de un grupo, es decir: la manera como se alcanzan las metas u objetivos con la ayuda de las personas y de los recursos, mediante el desempeño de ciertas funciones esenciales, como planeación, organización, dirección y control.

EVOLUCIÓN:

Las actuales concepciones administrativas son la resultante de un proceso iniciado en los mismos albores de la humanidad y que ha venido evolucionando y adquiriendo sus propios perfiles a través de diferentes épocas y etapas.

Dicho proceso administrativo se inició como un hecho obligado cuando dos individuos tuvieron que coordinar sus esfuerzos para hacer algo que ninguno de ellos pudo hacer por sí solo y evolucionó hasta convertirse en un acto previo y cuidadosamente planificado y racional que permite alcanzar objetivos con los menores esfuerzos posibles y con las mayores satisfacciones para los individuos.

El estudio histórico de esa evolución administrativa nos muestra los enfoques que tuvo esta ciencia en Egipto, China, Grecia y Roma, y la influencia que tuvieron ciertos procedimientosutilizados en esos lugares sobre algunas prácticas actuales en el campo, entre ellas de la organización funcional de los poderes del Estado.

El conocimiento de la organización de la Iglesia Católica Apostólica Romana es también muy interesante para conocer la importancia que tiene en administración el adoctrinamiento para la prosecución de un objetivo, a pesar de que las estructuras y procedimientos puedan no satisfacer todos los principios teóricos administrativos.

Se adquiere un mejor entendimiento de la transformación que tuvo la cienciade la administración; ella viene a consolidarse en la Edad Contemporánea con los valiosos estudios de Woodrow Wilson.

Las teorías y experiencias de Henri Fayol y de Frederick Taylor marcaron una nueva etapa en la evolución de esa ciencia y la Administración Científica, que postularon ellos y continuaron sus discípulos viene a ser uno de los medios más efectivos para a tecnificación de las industrias nacientes en el presente siglo; dicha tecnificación ha influido grandemente también en el desarrollo económicoy el mejoramiento de muchos países por su aplicación en el sector público.

FUNCIONES:

La funciónde la administración primordialmente es cuidar y mantener la economía de una empresa, entidad o una persona como tal.

EMPRESARIO:

Un empresario puede tener varias ideas de productos o servicios para lanzar al mercado y hacerlas realidad, pero dentro del proceso de selección y toma de decisiones, se deben tener en cuenta los siguientes parámetros:

• Tipo del producto o servicio ofrecido

Debemos identificar claramente cuál es la necesidad que queremos satisfacer en nuestros clientes o consumidores, qué producto lanzaremos o qué tipo de servicio vamos a ofrecer.

• Características del producto o servicio

• Si es un producto, conocer cómo se elabora, cuáles son los equipos necesarios para su procesamiento, qué operaciones se realizan, materias primas utilizadas, etc.

• Cuando la empresa solo presta servicios, debemos evaluar si los procesos y los procedimientos empleados cumplen con los parámetros de eficiencia y efectividad.

• Servicio

Identificar a nuestros consumidores, dónde se encuentran, cuál es el mercado objetivo de nuestro producto o servicio. Si el segmento es muy grande y está disperso, en este caso podemos segmentar aún más nuestro mercado con el fin de minimizar el margen de error para identificar a nuestros potenciales consumidores.

• Qué tipo de necesidades del consumidor satisface nuestro producto

Una vez creado el producto o servicio, debemos verificar que efectivamente satisfaga las necesidades de nuestro cliente o consumidor, es el único que puede evaluar la calidadde nuestro producto servicio, si satisface sus necesidades.

• Nivel de inversión

Es importante realizar los cálculos numéricos sobre el valor total de la inversión en la que incurrirá el empresario, para ello debe tener en cuenta los gastos pre operativos, de instalación y puesta en marcha, las materias primas utilizadas, la capacidad instalada, la infraestructura, la mano de obra directa e indirecta, los gastos de administración y ventas, los imprevistos, etc.

• Tarea 1: Observa los métodos de trabajo, los procedimientos y las actividades desarrolladas en el proceso de producciónde un bien o la presentación de un servicio.

Al observar el procedimiento de la preparación del arroz con lecheme di cuenta de la diversidad de materias que se utilizan para la producción de este alimento.

• Tarea 2: Solicita el organigramay analiza: Las áreas de trabajo, los departamentos o secciones que conforman la empresa y las líneas de autoridad.

• Tarea 3: Pregunta cuántos trabajadores laboran y qué mecanismos de comunicación y motivación se utilizan.

En esta empresa laboran un total de 4 empleados,

2 cocineros y 2 empacadoras.

Se utiliza una comunicación constante entre jefes y empleados lo cual hace que las relaciones interpersonales sean armoniosas entre los empleados.

La motivación utilizada es la de lograr una buena comunicación entre empleados y empleadores.

• Tarea 4:Analiza qué recurso tecnológico posee y cómo influye en el funcionamiento de la empresa y la capacitación de los trabajadores.

Realmente no hay muchos recursos tecnológicos en esta empresa y esto hace que la empresa se mantenga estable y los trabajadores sólo reciben capacitaciones de sanidad.

• Tarea 5: Relaciona las fases de la evolución en la administración con el funcionamiento de la empresa visitada.

CAPÍTULO 2

Factor político y legal

Nosotros hemos cumplido con todas las leyes impuestas por la cámara de comercio y la constitución política de 1991 para optimizar los resultados de la producción y mejorando la proyección internacional de nuestra empresa hemos logrado la exportación de nuestro producto a los Estados unidos de América.

Factor ecológico o medioambiental:

Ya que el producto de nuestra empresa está en pro de la naturaleza nos hemos dado a la tarea de no contaminar el medio ambiente utilizando materiales reciclables y estudiándolas normas de la ISO (Organización Internacional de Estándares) para así cumplir todas las especificaciones impuestas para el mantenimiento de nuestro medio.

Clasificación

Esta es una mediana empresa pues contamos con un total de 150 empleados para todas las áreas de trabajo, con los cuales hemos mantenido nuestra empresa desde hace ya tres años.

Tarea 1: Observa y analiza los negociosdel sector dónde vives y determina las necesidades insatisfechas que puedan ser solucionadas por medio de un negocio.

Las necesidades del sector donde vivo son muchas ya que casi no se encuentran supermercados cerca ni tiendas en las cuales se puedan satisfacer las necesidades de todas las personas del sector, por eso se decidió crear esta empresa para que exista un lugar en que encuentren alimentos ya preparados y a un precio módico para cualquier tipo de persona.

Tarea 2: Identifica si la creación de este negocio exige conocimientos, habilidades y experiencia que puedas aportar para iniciar dicho negocio.

Todo negocio exige conocimientos ya que se necesita saber acerca de la administración de este.

La mayor habilidad que yo aportaría a esta empresa sería la capacidad de administrar capital para mantener estable la economía de la empresa en momentos de crisisy de ganancias.

Tarea 3: Analiza las posibilidades que te ofrece el entorno para el desarrollo del negocio como: características de la competencia, condición socioeconómica de los posibles clientes, distancia de los lugares de abastecimiento, seguridad del sector, calidad de los servicios públicos, etc.

Tarea 4: Determina los recursos necesarios para iniciar el negocio.

Capítulo 3

La organización formal

Tarea 1:Define la oportunidad de negocio que existe en tu comunidad.

En la comunidad en la que vivo se presenta una oportunidad de negocio muy viable ya que las personas que viven en esta tienen una gran cantidad de capital para realizar compras de alimentos y diferentes tipos de cosas.

Tarea 2: Determina la misión de tu negocio, formulando qué necesidades de productos y servicios tienen los posibles clientes.

Misión:

• Brindar a nuestros clientes la mejor atención posible en nuestras instalaciones para así tener una buena imagen ante las demás personas.

Tarea 3: Define los objetivos de tu negocio, teniendo en cuenta que deben ser: concretos, claros, realistas, ubicados en el tiempo y medibles.

Objetivos: Estos objetivos serán cumplidos antes del año 2012:

• 1.  Ser la empresa número uno dentro y fuera del país.

• 2.  Mejorar nuestra atención al cliente cada día más.

• 3.  Tener las mejores instalaciones a nivel nacional.

Tarea 4: Define las políticaspara tu negocio de ventas, de producción y de personal.

Las políticas de mi empresa son:

De personal:

• Deberán cumplir con los horarios de llegada al trabajo.

• Se les ofrecerán servicios de salud óptimos como seguros para el bienestar de los empleados.

• Se les darán productos los cuales les serán descontados de su salario a fin de mes (si desean adquirirlos).

De ventas:

• El cliente siempre tiene la razón.

• No se fiaran productos a personas con menos de 4 meses de antigüedad.

• Se le harán descuentos a las personas que lleven antigüedad como clientes.

De producción:

• 1. La tercera parte será utilizada para la exportación.

• 2. La otra tercera parte será para abastecer los supermercados.

• 3. Y la parte restante será para nuestros clientes.

Tarea 5: Identifica y aplica tres estrategias básicas para iniciar el desarrollo de tu negocio, exitosamente.

Estrategias:

• 1. Tener precios accequibles para todas las personas.

• 2. Capacitar a todos nuestros empleados para mejorar el trato para con los clientes.

• 3. Utilizar las normas de urbanidad clientes para que se sientan satisfechos y quieran volver.

Capítulo 4

La planificación

La planificación o planeamiento en el sentido más universal implica tener uno o varios objetivos a realizar junto con las acciones requeridas para concluirse exitosamente. Va de lo más simple a lo complejo, dependiendo el medio a aplicarse. La acción de planear en la gestión se refiere a planes y proyectos en sus diferentes, ámbito, niveles y actitudes.

Etapas de la planeación

Dado que a veces puede tratarse de un proceso de toma de decisiones, se pueden distinguir varias etapas:

• Identificación del problema.

• Desarrollo de alternativas.

• Elección de la alternativa más conveniente.

• Ejecución del plan.

En los casos de la planeación reactiva y operativa no se hace un enfático uso en la toma de decisiones, ya que es lineal y sólo administra los procesos en curso de alguna organización o sistema. El caso de la planeación táctica, estratégica y normativa, puede requerir los conceptos de toma de decisiones por lo complejo y amplio.

Con relación a la toma de decisiones, por ejemplo, cuando por la mañana planeamos nuestro día y elegimos qué medio de transporteutilizaremos para ir al trabajo, estamos anticipando la decisión que de no haberlo planeado igual hubiéramos tenido que tomar. Estas acciones no se limitan a la organización temporal de conductas motoras sino también a la planificación de pensamientos para realizar lo conducente. No es necesario ejecutar ninguna conducta motora y podemos evocar la información almacenada tanto en la memoria semántica como en la memoriaepisódica o la memoria perceptiva.

Lo anterior es un caso muy operativo, que se debe decidir en ese momento, y se hace en un tiempo inmediato, con relación a la planeación en el corto plazo, operativo, reactivo y adaptativo. De alguna manera se utiliza la planeación en la vida cotidiana, en sus diferentes expresiones, pero es muy importante distinguir las características en el entorno o medio ambiente que se desenvuelven, ya que no es lo mismo decidir por una persona que por miles de personas. Cada escenario es muy diverso; de allí la importancia de la planeación.

Tarea 1: Diagnóstico

Averigua y describe con criterio de realidad los siguientes aspectos:

• Características sobre los posibles clientes de los productos o servicios.

Estas personas son colaboradoras, están económicamente bien son agradables para tratar es decir son personas sociables y económicamente buenas.

• Quiénes serán sus principales competidores, que estrategias de ventas y qué cubrimiento tienen.

No existirá competencia ya que no existe ninguna empresa que venda el mismo producto que mi empresa.

• La disponibilidad y distribución de materias primas, tecnología y mano de obra existente para desarrollar el negocio.

Si, nuestra empresa se encuentra a la vanguardia del material tecnológico existente para el empacado y la preparación del producto, pero cabe mencionar que la mano de obra es muy importante para la empresa.

• Aspectos legales, económicos, políticos y sociales que influyen en la creación del negocio, costos, rentabilidad y estabilidad del negocio.

Ya se optimizó el aspecto legal de la empresa en la cámara de comercio y ya se hizo la patente del producto.

En el aspecto político la empresa esta

En el aspecto social es muy buena la viabilidad del negocio por la colaboración que se presenta en la comunidad.

En el aspecto económico la rentabilidad es bastante buena ya que los clientes poseen una gran cantidad de capital para la compra de este tipo de alimentos.

Tarea 2: Diseño del negocio

Desarrollada la tarea 1, se define cuáles van a ser las acciones del negocio con respecto a las diferentes áreas que lo componen:

• Área financiera: determinar cuáles son las fuentesde financiación del negocio (ahorros, créditos personales, familiares, capital aportado por los socios, etc.).

Ésta empresa surgió gracias a unos ahorros que yo tenía guardados desde hace ya varios meses de lo que me regalan mis familiares.

• Área de mercadeo: precisar la posición del negocio en el mercado; para definir el consumidor, el producto, la distribución, la promoción, la forma de venta, los proveedores y el precio.

• Área de producción: concretar los artículos que va a producir o los servicios que va a ofrecer y la forma como lo va a hacer para competir con ventaja en el mercado. Es necesario tomar en cuenta los siguientes aspectos: adquisición de materias primas, mano de obra y su disponibilidad, adecuación de las áreas de producción o prestación del servicio.

Se hizo arroz con leche para el consumo de todas las personas, hay de distintos precios, el conseguir la materia prima para este producto es relativamente fácil ya que estos productos se encuentran en casi todos los supermercados o tiendas.

• Área de talento humano: determinadas las necesidades de la empresa en cuanto a personal, defina la cantidad y características de los colaboradores y la forma de vinculación al negocio.

Al iniciar esta empresa no se necesitaron sino 4 empleados:

2 cocineras y 2 repartidores para que se encargaran del funcionamiento de la empresa pues hasta ahora estaba comenzando.

Ahora tenemos un total de 150 empleados divididos entre cocineros(as), repartidores(as) y meseros(as).

Cocineros(as):

La cantidad de cocineros debe de ser mayor que el resto del personal ya que ellos son los encargados de que el producto salga en el momento en el que debe de salir entonces hay 80 cocineros.

Deben de ser personas responsables es decir cumplir con el horario de trabajo y la misión más importante de ellos es aprender las recetas del alimento.

La mejor manera de vincularse con nuestra empresa es demostrándonos que sabe cocinar este tipo de alimentos de una manera rápida y eficiente.

Empacadores:

La cantidad de empacadores en mi empresa son un total de 25 ya que los meseros son menos que los demás y su papel es el de levar las cosas e interactuar con el cliente.

Deben de ser personas muy bien habladas, de buenos caracteres pacientes y rápidos para llevar los pedidos de mesa en mesa para garantizar la eficiencia del negocio.

La manera de que ellos consigan el trabajo en nuestra empresa es en una entrevista en la cual nos daremos cuenta cual es el modo en que habla y su paciencia para con los clientes.

Capítulo5

La función de organización

Tarea 1: Establece detalladamente una lista de las diferentes actividades que se realizarán en el negocio y agrúpalas por áreas funcionales.

Tarea 2: Define los cargos y realiza una descripción técnica de cada uno de ellos.

Gerente:

El gerente es la cabeza mayor de la empresa, está encargado de hacer cumplir las normas de la empresa a los empleados.

Administrador:

Este se encarga administrar la economía, el personal o la maquinaria en la dentro de la empresa para tener todo equitativo dentro de la misma .

Jefe de personal:

Este es el encargado de las contrataciones y despidos dentro de la empresa es decir el se encarga de los empleados de la empresa.

Publicista:

El se encarga de realizar la propaganda para la empresa, este se encarga de dar la primera impresión a las personas acerca de la empresa.

Contador:

Este es el encargado de llevar las cuentas de la empresa es decir la economía de la misma, es el que dice si hubo pérdidas o hubo ganancias para la empresa.

Repartidor:

Este se encarga de llevar los pedidos a las personas a sus casas o a su lugar de trabajo, también es el encargado de llevar el producto a los almacenes o supermercados.

Cocinero:

Este es el encargado de preparar los alimentos para el consumo de los clientes.

Empacador:

Este es el encargado de administrar el material en diferentes recipientes para posteriormente llevarse al punto de venta.

Tarea 3: Precisa el perfil requerido que debe satisfacer el ocupante en cada cargo.

• Características

• Habilidades

• Conocimientos

• Experiencia

Gerente:

• Características:

• Debe ser una persona muy educada.

• Debe ser universitario.

• Debe tener entre 25 y 40 años.

• Habilidades:

• Debe manejar el computadora la perfección.

• Conocimientos:

• Debe conocer las leyes del código de comercio.

• Debe saber acerca de la administración.

• Experiencia:

• Debe de haber trabajado por lo menos en una empresa con un cargo administrativo. (Administrador, Contador, Jefe de personal) en lo posible haber ejercido de gerencia.

Administrador:

• Características:

• Debe ser universitario.

• Su edad debe estar los 20 y los 40 años.

• Habilidades:

• Debe manejar los sistemas operativos de Windows.

• Conocimientos:

• Debe de saber todo acerca de la teoría de la administración.

• Debe conocer los mayores representantes de la administración con sus teorías.

• Experiencia:

• Debió haber ejercido el cargo de administrador o el de gerente en las empresas anteriores.

Jefe de personal:

• Características:

• Debe ser universitario.

• Su edad debe estar los 20 y los 40 años.

• Habilidades:

• Debe manejar los sistemas operativos de Windows.

• Conocimientos:

• Debe de saber todo acerca de la teoría de la administración.

• Debe conocer los mayores representantes de la administración con sus teorías.

• Experiencia:

• Debió haber ejercido un cargo administrativo en alguno de sus empleos anteriores.

Publicista:

• Características:

• Debe ser universitario.

• Su edad debe estar los 20 y los 40 años.

• Habilidades:

• Debe de planear estrategias de una manera muy rápida.

• Conocimientos:

• Debe de saber todo acerca de la teoría de la administración.

• Debe conocer los mayores representantes de la administración con sus teorías.

• Experiencia:

• Debió haber ejercido el cargo de publicista.

Contador:

• Características:

• Debe ser universitario.

• Su edad debe estar los 20 y los 40 años.

• Habilidades:

• Debe manejar los sistemas operativos de Windows.

• Conocimientos:

• Debe de saber todo acerca de la teoría de la administración.

• Debe conocer los mayores representantes de la administración con sus teorías.

• Experiencia:

• Debió haber ejercido el cargo de contador o de administrador en las empresas anteriores.

Cocinero:

• Características:

• Debe tener una forma de ser buen es decir que no sea grosero, ni altanero.

• No debe ser mayor de 50 años.

• Habilidades:

• Debe ser un cocinero eficiente.

• Debe cocinar velozmente.

• Conocimientos:

• Debe conocer muy bien el arte de la culinaria.

• Debe saber hacer el arroz con leche.

• Experiencia:

• Debe tener buenas referencias de los trabajos anteriores (Restaurantes).

Empacador:

• Características:

• Debe tener una forma de ser buen es decir que no sea grosero, ni altanero.

• No debe ser mayor de 35 años.

• Habilidades:

• Debe ser un cocinero eficiente.

• Debe cocinar velozmente.

• Conocimientos:

• Debe saber cuál es el modo de introducir el arroz con leche en los recipientes.

• Experiencia:

• Debe tener buenas referencias de los trabajos anteriores.

Repartidor:

• Características:

• Debe tener una forma de ser buen es decir que no sea grosero, ni altanero.

• No debe ser mayor de 50 años.

• Habilidades:

• Debe ser veloz en las entregas.

• Debe conocer bien las calles y avenidas para optimizar sus entregas.

• Conocimientos:

• Debe conocer muy bien todos los lugares para llegar de una manera puntual.

• Experiencia:

• Debe tener buenas referencias de los trabajos anteriores.

Tarea 4: Determina cuántas personas desempeñaran esos cargos y asigna la carga de trabajo para cada uno de ellos.

Cocineros: Un total de 80 y se van a dividir el trabajo de una manera equitativa así: cada uno tendrá un 1.25% de responsabilidad en cualquier tipo de pedidos.

Empacadores: Un total de 25 empacadores que también se les dividirá el trabajo de una manera equitativa así: cada uno tendrá un 4% de responsabilidad en cualquier caso de pedidos.

Repartidor: Un total de 45 repartidores se van a repartir de forma equitativa quedando cada uno con un 2,2 de responsabilidad.

Tarea 5: Diseña el organigrama de tu empresa, estableciendo con claridad los cargos, los niveles de jerarquía y las líneas de autoridad.

Tarea 6: Elabora el manual de funciones para los cargos establecidos, especificando información clara y concreta sobre las actividades, responsabilidades y funciones.

Gerente:

Administrador:

Jefe de personal:

Contador:

Cocinero:

Empacador:

Repartidor:

Capítulo 6

La función de dirección

Tarea 1: Describe el tipo de liderazgo que consideres adecuado para orientar las diferentes situaciones que se presenten en la empresa.

En mi empresa existe un liderazgo en el cual yo tengo una relación muy buena con mis empleados pues gracias a ellos es que mi empresa ha surgido.

Tarea 2: Concreta diferentes aspectos que motiven a los empleados del negocio con respecto a: salario, capacitación, reconocimiento por el trabajo, participación, estabilidad y trato.

• 1. Su salario será pagado respecto al rendimiento que de la empresa o su nivel de desempeño.

• 2. Recibirán capacitaciones de diferentes tipos cada mes para una mayor eficiencia en el personal de trabajo.

• 3. Se le dará un premio sorpresa al mejor empleado del mes.

• 4. Por la participación o colaboraciones recibirán una recompensa.

• 5. Su salario no bajara desde que usted se desempeñe bien en su lugar de trabajo por el contrario podría mejorar su salario.

Tarea 3: Determina los mecanismos de comunicación que aplicarás en el negocio en estas situaciones:

• Una llamada de atención: Lo llamaría y le diría cual es el error que tiene para que lo mejore.

• Llamada de atención reiterativa: En esto sería mejor decirle el error de manera más severa para que sepa que no estoy jugando.

• Dar instrucciones: Lo mejor en este caso sería hablar de manera un poco severa para que sepan que tienen que cumplirla.

• Conocer las dificultades de los empleados: La mejor manera de conocer esas falencias es tener una comunicación fluida con los empleados.

• Vincular nuevo personal: Presentándolo uno mismo a los demás.

• Informar sobre un nuevo horario de trabajo: Decirlo de una manera lamentable.

• Dar a conocer un plan o estrategia: Decirlo de una manera fuerte pero sin imponer.

• Promocionar un nuevo producto: Decirlo de una manera que les guste a casi todas las personas.

Capítulo 7

La función de control

Concepto de control: El control es una etapa primordial en la administración, pues, aunque una empresa cuente con magníficos planes, una estructura organizacional adecuada y una dirección eficiente, el ejecutivo no podrá verificar cuál es la situación real de la organización i no existe un mecanismo que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos.

Elementos del control

El control es un proceso cíclico y repetitivo. Está compuesto de cuatro elementos que se suceden:

• Establecimiento de estándares: Es la primera etapa del control, que establece los estándares o criterios de evaluacióno comparación. Un estándar es una norma o un criterio que sirve de base para la evaluación o comparación de alguna cosa. Existen cuatro tipos de estándares; los cuales se presentan a continuación:

• • Estándares de cantidad: Como volumen de producción, cantidad de existencias, cantidad de materiales primas, números de horas, entre otros.

  • Estándares de calidad: Como control de materia prima recibida, control de calidad de producción, especificaciones del producto, entre otros.

  • Estándares de tiempo: Como tiempo estándar para producir un determinado producto, tiempo medio de existencias de un producto determinado, entre otros.

  • Estándares de costos: Como costos de producción, costos de administración, costos de ventas, entre otros.

  • Evaluación del desempeño: Es la segunda etapa del control, que tiene como fin evaluar lo que se está haciendo.

  • Comparación del desempeño con el estándar establecido: Es la tercera etapa del control, que compara el desempeño con lo que fue establecido como estándar, para verificar si hay desvío o variación, esto es, algún error o falla con relación al desempeño esperado.

  Proceso de control

  El control administrativo: Es un esfuerzo sistemático para establecer normas de desempeño con objetivos de planificación, para diseñar sistemas de reinformación, para comparar los resultados reales con las normas previamente establecidas, para determinar si existen desviaciones y para medir su importancia, así como para tomar aquellas medidas que se necesiten para garantizar que todos los recursos de la empresa se usen de la manera más eficaz y eficiente posible para alcanzar los objetivos de la empresa".

  En ella se divide el control en cuatro pasos los cuales son:

  • Establecer normas y métodos para medir el rendimiento: Representa un plano ideal, las metas y los objetivos que se han establecido en el proceso de planificación están definidos en términos claros y mensurables, que incluyen fechas límites específicas.

  Esto es importante por los siguientes motivos:En primer lugar; las metas definidas en forma vaga, por ejemplo, "mejorar las habilidades de los empleados", estas son palabras huecas, mientras los gerentes no comiencen a especificar que quieren decir con mejorar, que pretenden hacer para alcanzar esas metas, y cuando.

  Segundo; las metas enunciadas con exactitud, como por ejemplo "mejorar las habilidades de los empleados realizando seminarios semanales en nuestras instalaciones, durante los meses de febrero y marzo; se pueden medir mejor, en cuanto a exactitud y utilidad, que las palabras huecas.

  Y por último; los objetivos mensurables, enunciados con exactitud, se pueden comunicar con facilidad y traducir a normas y métodos que se pueden usar para medir los resultados. Esta facilidad para comunicar metas y objetivos enunciados con exactitud resulta de suma importancia para el control, pues algunas personas suelen llenar los roles de la planificación, mientras que a otras se les asignan los roles de control.

  En las industrias de servicios, las normas y medidas podrían incluir el tiempo que los clientes tienen que estar en las filas de un banco, el tiempo que tienen que esperar antes de que les contesten el teléfono o la cantidad de clientes nuevos que ha atraído una campaña de publicidad renovada. En una empresa industrial, las normas y medidas podrían incluir las metas de ventas y producción, las metas de asistencia al trabajo, los productos de desecho producidos y reciclados y los registros de seguridad

  • Medir los resultados: En muchos sentidos éste es el paso más fácil del proceso de control; las dificultades, presuntamente se han superado con los dos primeros pasos. Ahora, es cuestión de comparar los resultados medidos con las metas o criterios previamente establecidos. Si los resultados corresponden a las normas, los gerentes pueden suponer "que todo está bajo control"

  En la figura se observa, que no tienen que intervenir en forma activa en las operaciones de la organización.

  • Tomar medidas correctivos: Este paso es necesario si los resultados no cumplen con los niveles establecidos (estándares) y si el análisis indica que se deben tomar medidas. Las medidas correctivas pueden involucrar un cambioen una o varias actividades de las operaciones de la organización. Por ejemplo; el dueño director de una franquicia podría ver que necesita más empleados en el mostrador para alcanzar la norma de espera de cinco minutos por clientes establecidos por McDonald's. Por su parte, los controles pueden revelar normas inadecuadas. Dependiendo de las circunstancias, las medidas correctivas podrían involucrar un cambio en las normas originales, en lugar de un cambio en la actividad.

  La figura ilustra otro punto importante, a saber, que el control es un proceso dinámico. Si los gerentes no vigilan el proceso de control hasta su conclusión, únicamente estarán vigilando la actuación, en lugar de estar ejerciendo el control. La importancia siempre debe radicar en encontrar maneras constructivas que permitan que los resultados cumplan con los parámetros y no tan sólo en identificar fracasos pasados.

  • Retroalimentación: Es básica en el proceso de control, ya que a través de la retroalimentación, la información obtenida se ajusta al sistema administrativo al correr del tiempo. 

  Siempre será necesario dar a conocer los resultados de la medición a ciertos miembros de la organización para solucionar las causas de las desviaciones. Se les pueden proporcionar los resultados tanto a los individuos cuyas actuaciones son medidas, como a sus jefes, o a otros gerentes de nivel superior y los miembros del staff. Cada decisión tendrá sus ventajas e inconvenientes y dependerá del tipo de problema que se desee afrontar. En todo caso, la información debe darse de la forma más objetiva posible. Pierde eficacia cuando se incluyen en ellas sentimientos, suposiciones personales, críticas, interpretaciones, juicios, etc. Parece que cuando muchas personas intervienen en la comunicación de los resultados, incluidos el personal de staff o los supervisores y es difícil ser neutrales, aumenta el riesgo de que surjan el conflicto y actitudes defensivas en los empleados que están siendo controlados.

  Tarea 1:De acuerdo con la naturaleza del negocio, establece los estándares de medición para realizar la función de control financiera, de producción, de talento humano y mercadeo.

  El estándar de costo es el más recomendado para esta parte financiera.

  El estándar de cantidad sería el mejor para la producción.

  El estándar de calidad se usaría para el talento humano.

  Tarea 2: Elabora un cuadro de control que sirva para verificar los resultados obtenidos con respecto a las actividades planeadas para las diferentes áreas del negocio.

  Estándares de áreas	Comparación mes anterior y mes actual.
  Financiera
  De producción
  De calidad
  De mercadeo

  Tarea 3: Define un mecanismo de control para verificar los siguientes procesos:

  Control de costos: Se usaría la contabilidad para manejar este aspecto.

  Control de gastos: Se usaría igualmente la contabilidad para tener el control de gastos.

  Control de inventarios: Se observarían los resultados de producción de los meses anteriores con el actual.

  Control de motivación al empleado: Se revisaría el comportamiento de los empleados para utilizar alguna motivación para que mejoren la producción.

  Control de desempeño: Sencillamente se observaría la cantidad de producto que sacan en un determinado tiempo.

  Control de calidad: Se llevaría a cabo la revisión del producto.

  Control de ventas: Se revisarían los inventarios de los meses anteriores con el mes actual.

  Capítulo 8

  Ventas y mercadotecnia

  Tarea 1: Identificación del producto en el mercado. De acuerdo con el negocio que emprenderás, determina y diseña con respecto al producto o servicio.

  • La marca: Lactín

  • La etiqueta:

  

  Tarea 2: Establece el precio para los productos o servicios y determina los criterios y estrategias que utilizaras para su fijación.

  Producto	Precios	Estrategias
  Vaso pequeño   Vaso grande   Litro	$700   $1500   $7000	Pienso utilizar el método de degustaciones en los supermercados.

  Tarea 3: Canal de distribución. ¿Cómo distribuir el producto o servicio?

  De acuerdo con las características del producto o servicio, la ubicación y concentración de los posibles clientes y el número de intermediarios, selecciona la forma como el negocio va a distribuir el producto: cobertura del mercado, puntos de venta o prestación de servicios, sistemas de transporte utilizados, rutas del canal, intermediarios que participan, funciones de cada uno de ellos.

  Va a tener una gran cobertura ya que contamos con gran cantidad de repartidores que se encargaran de esto.

  Tarea 4:Define la publicidad que requiere el negocio y determina el presupuestoy la forma de promoción de los productos que ofrecerás. Selecciona medios de comunicación y redacta los textos o mensajes publicitarios.

  Tenemos pensado utilizar los tres medios de comunicación más importante y conceptualizamos un mismo mensaje para los tres medios:

  Televisión Radio Periódico:

  "Sentir el dulce sabor del arroz con leche hecho en casa, esto es magnífico".

  Tarea 5: Prepara un programasemanal o mensual de ventas que cubra: Visita a posibles clientes, contactar nuevos clientes, actividades que se van a realizar en el negocio.

  El primer fin de semana de cada mes estaremos visitando un barrio para la presentación del producto, en estas visitas se realizaran actividades recreativas para que participen personas de cualquier edad.

  Tarea 6: Aplica las etapas de investigación de mercados para obtener información sobre los factores que pueden influir en la venta de tus productos y el crecimiento de tu negocio, en el sector donde se desarrollará.

  Se realizó un investigación de mercados exploratoria y llegamos a la conclusión de que este producto va a ser bien asimilado por las personas que viven alrededor de la empresa.

  Capítulo 9

  Proceso de producción

  Tarea 1: De acuerdo con tu negocio, ya sea artesanal, de tipo de producto y establece los componentes de ese sistema de producción.

  Mi empresa es de alimentos y no usa ningún tipo de maquinaria, el proceso de producción es cocinar el arroz con una gran cantidad de agua después se vierte la leche sobre el arroz.

  Lo único que se necesita es el recipiente para echar el arroz.

  Tarea 2:Realiza la planeación detallada del proceso de producción, mediante un instrumento que diseñaras para tal fin.

  • Define la mano de obra requerida para obtener el producto en tu negocio. -Se necesitaran 3 personas para sacar el producto.

  • Define los materiales, máquinas y herramientasnecesarias para el desarrollo de la producción.- Se necesitan varias ollas para cocinar el arroz.

  Tarea 3:Determina el área disponible para el negocio. Distribuye de acuerdo las necesidades, los diferentes espacios de trabajo y las medidas de seguridad en cuanto al manejo de máquinas, equipos y seguridad del lugar.

  Hay disponible un área de 10 metros cuadrados de lo cual utilizaré 5 metros cuadrados para la cocina, 2 metros cuadrados para dejar la materia prima y los 3 metros cuadrados que quedan son la zona de empaquetado.

  Tarea 4: Define cómo se efectuará el control de materiales e inventarios y diseña formatos especiales para ello.

  Se tendrá todo archivado de una manera muy organizada para no correr riesgos de pérdida de algún documento importante.

  Tarea 5: Identifica los estándares para el control de calidad de los productos que ofrecerás y señala en qué momento y cómo se efectuará dicho control.

  El control de calidad se realizará cada fin de semana, el encargado de esto será el jefe de personal el cual tomará ciertas medidas si no es muy buena la calidad del producto.

  Capítulo 10

  Manejo del talento humano

  Tarea 1: Establece las necesidades de personal de tu negocio, de acuerdo con los cargos definidos en la función de organización.

  Se necesitan un total de 16 personas para llenar los puestos disponibles en la empresa.

  Tarea 2: Describe el proceso de contratación de personal adecuado para tu negocio, especificando las acciones que se realizan en las etapas de reclutamiento, selección e inducción.

  Se abre la convocatoria por la radio, se les pide la hoja de vida, se les hace una corta entrevista, los que son elegidos comienzan a trabajar a la semana siguiente

  Tarea 3: Diseña los instrumentos que aplicarás en la evaluación del desempeño para el personal que labore en tu negocio.

  Se mirará desempeño del grupoes decir la empresa porque si hay un mal funcionamiento de esta el grupo está mal pero si la empresa mejora el grupo está bien.

  Tarea 4: Desarrolla criterios para crear incentivos personales y señala las actitudes que podrían favorecer un clima de armonía en tu empresa.

  Debe de haber una fluidez entre todos, esto hace que las relaciones interpersonales mejoren y exista un armonioso lugar de trabajo.

  Tarea 5: Precisa los aspectos que se tendrán en cuenta al establecer el salario para cada uno de los cargos definidos por tu empresa.

  El estudio, la forma de ser, la edad.

   

  Fuente:

• monografias.com

  Autor:

  Jerson Stevent Agudelo Vera

  PRESENTADO A:

  Belsa Quiñones

  MODALIDAD:

  Administración y mercadeo

  FECHA DE ENTREGA:

  11 de mayo de 2010

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