Diferentes dimensiones de elaboracion de un proyecto y la correcta administracion de sus recursos Introducción El presente trabajo trata un poco de acercar las diferentes dimensiones de elaboración de un proyecto desde sus fases iniciales y la correcta administración de sus recursos básicamente enfocándose principalmente en sus diferentes dimensiones. Los proyectos pueden ser de varias clases: grandes o pequenos y elaborados por diferentes grupos variando su tamano por la cantidad de personalque trabaje en dicho proyecto. Los diferentes equipos que trabajen en la resolución del tema deben procurar mantener una idea y un objetivo común a aplicarse. En el sigiente capítulo daremos una definición precisa de lo que es un proyecto, por ahora trataremos de explicar lo que se puede hacer y observar en nuestras actividades diarias, de la cual la utilizaremos para adentrarnos en la administración de gerencia. Dichas actividades cotidianas pueden ser: la planificaciónde un viaje de descanso, la compra de un autmóvil, la planificación y ejecución de una mudanza o la construcciónde una casa. Todas las formas anteriormente citadas tienen de una manera cientifica los diferentes elementos de la gerencia en proyectos como son: -
Definir los objetivos. -
Familiarizarse con los recursos que tenemos a nuestro alcance. -
Administrar el presupuesto con el que ejecutaremos el proyecto. -
Un fáctor muy importante en el desarrollo del proyecto es la cominicación constante y en tiempo real con los coparticipantes del proyecto. -
Comprobar el radio de acción y servicios que necesitamos. -
Analizar las diferentes clases de riesgos y chances que debemos afrontar, y -
Ejecutar en todos los casos citados un plan de trabajo con determinados tiempos de entrega.
Al final del proyecto realizado ejecutar una revisión miniciosa de lo ejecutado, tomando en cuenta lo mejor de los resultados obtenidos para incorporarlos en un futuro a otro proyecto y poder disminuir su tiempo de entrega. Por otra parte debemos aprender de los errores obtenidos para no volver a caer en ellos y mejorar la calidadde presentación del trabajo en cuestión. En la vida cotidiana todos somos administradores de proyectos. En la esfera privada usamos de nuestra intuición, algo que también la ocuparemos en la esfera profesional, en algúnas ocasiones más, en otras menos, dependiendo de la clase de proyecto al que nos enfrentemos. Al mismo tiempo hay que saber cociliar las facultades intuitivas, con la correcta administración del tiempo que poseemos , la calidad del equipo en el que estamos y en todos los casos ajustarnos a la meta propuesta. Por otra parte, dependiendo de la situación en la que estamos nos ocuparemos del aprendizaje sistemático, es decir de la funcionabilidad de nuestros conocimientos compaginados con lasexperiencias de proyectos anteriores, más la acción del sistemaintuitivo. Los proyectos en esferas indiustriales y de trabajo pueden llegara ser tan complejos que sin la utilización de esquemas separados por grupos de trabajo serían imposibles de ejecutar y mucho menos de ponerlas en funcionamiento. La gerencia y administración de proyectos se convierte así en una herramienta fundamental para lograr el éxitoesperado y hacerla comercial, ya que en todo proyecto se espera una ganancia que puede ser económica, social, o las dos unidas ( el trabajo de una ONG, por ejemplo). Dicho todo eso vemos lo importante que va a ser en nuestras vidas la ejecución y desarrollo de proyectos, los diferentes resultados, las diferentes formas de desarrollarlos con un objetivo específico: PONERLOS EN FUNCIONAMIENTO. CAPÍTULO 1 Los conceptos fundamentales 1.1 ¿CUÁNDO ES NECESARIO UN PROYECTO? Para la correcta interpretación de lo que en realidad es un proyecto,debemos conocer claramente y diferenciar esté de otros procesossociales o comerciales, definiendo claramente las fronteras en las que debemos trabajar. Cada institución cuenta con una herramienta poderosa como lo es "el punto de observación"y se trata de buscar dentro de la organización empresarial las siguientes actividades: -
Los procesos reglados, son todas aquellas actividades y obligaciones que durante el proceso de desarrollo de un proyecto tienden a incrementar o no un objetivofinal y su terminología final. -
Las medidas líneales, son las zonas claras de trabajo , de una dependencia , o subgerencia de una determinada empresasubordinadas del equipo principal de trabajo, es decir toma las decisiones que crea convenientes dependiendo del presupuesto que posea. -
Ocupar todo el material anteriormente deasrrollado, en antiguas investigaciones, o proyectos anteriores, con el objetivo de acelerar el trabajo en cuestión minimizando lo más posible el tiempo previsto. -
Un proyecto predeterminado, es decir con la aprobación de los órganos superiores se realizará siempre y cuando cumpla las condiciones prevista y pase por la suficiente comprobación de factibilidad, o sea comprobar su funcionalidad antes de su puesta en marcha.
En la mayoria de empressas y organizacioneséxiste una secció determinada a la resolución y presentación de proyectos, la cual recibe una idea de las esferas superiores y la analiza sí ponerla en marcha o no. La organización de un proyecto, como lo es desde su introducción como tal hasta su puesta final viene de la mano de varios elementos, riesgos y chances, que deberán ser analizados y comprobados para una correcta puesta en marcha. Muchos de los proyectos propuestos pueden llegar a ser muy complejos y las técnicas que apliquemos en eelos dependerán mucho de la calidad del personal que esté trabajando en ello, es decir se necesitará de una constante actualización de datos e información , así como la mejora en la cualificación intelectual, física, y siquica del equipo en el que se trabaja, ya que la complejiad del proyecto provocará un desgaste en dicho equipo; por lo tanto hay que estar atento a esta realidad y contar con el llamado PLANB, o un plan de auxilio para evitar el fracaso del tarbajo. Los diversos recursos tecnológicos, informáticos, y cientificos son unificados en uno solo más las acciones empresariales, no olvidemos que en las empresasse busca un bienestar económico y no soloel cintifico, por eso la constante y ampliada visión cientifico-empresarial dedicada a prestar un beneficio a las diferentes partes por igual. Muchas veces la correcta aplicación de los conceptos anteriores provoca una crisisde ansiedad en la parte económica de la organización por eltemor a perder parte del presupuesto y no terner un tiempo extra para su reparación, nuevo desarrollo. Por ello laconstante necesidad de contar con profesionales altamente cualificados que estén dispuestos a sacrificar parte su entorno privado, con la recompensa de un trabajo, exitosamente realizado (¿Justo o Injusto?) 1.2 ¿QUE ES UN PROYECTO DE GERENCIA ? El proyecto de gerencia es la administración de un proyecto, es decir su funcionabilidad, para el cual éxisten muchas definiciones, que principalmente dependen del grupode administración, grupo de personas hasta la administración como función. Para poder entender claramente lo anteriormente dicho y diferenciarlo con claridad observaremos los siguientes puntos: -
La función propuesta es una función que identifica un proceso único en el cual constan procesos como las diferentes fases de un plan, la organización, su elaboración y control, los cuales dependen del equipo humano que trabaje en ello para su correcta formulación y cumplimiento de los objetivos propuestos. -
Con la ayuda de métodos profesionales determinamos la Guía sociotécnica de un sistema. -
En el caso de propuestas correctamente definidas hablamos de las tareas realizadas con éxito, es decir han cumplido la mayoria de fases elaboradas y propuestas por su equipo y en cooperación la administración del deasrrollo de dicho proyecto.
Analizando vemos que la administración de un proyecto posee varias facetas, lados y tareas las cuales están intimamente ligadas a una guía y esta depende de diferntes procesos , los cuales bajo condiciones especiales se fusionan dando como resultado el proyecto finalizado. 1.3 PERSPECTIVAS DEL PROYECTO DE GERENCIA Ciertas condiciones especiales hacen que un proyecto sea diferente de otro aunque contengan en ambas características semejantes. Para poder diferenciarlas claramente dependemos de lo llamado "Campo de Acción ", en el cual encontraremos tres diferentes perspectivas que se encuentran en varias clases de empresas y que están unidas mediante una integrada red de preguntas, desarrollo y respuestas al tema fijado en sí. Las acciones o funciones son las siguientes: Para la empresa un proyecto no es nada más que una tarea dentro de otras muchas, de las cuales se representan por su comlejidad en su resolución y en la correcta coordinación de lo que poseemos y del manejo adecuado de los recursos presentes y de los obtenidos por la experiencia en proyectos anteriores , los cuales se organizarán dentro de un portafolio de proyecto,el cual consta todos los documentosrelacionados con el trabajo actual,es decir una unión de datos prioritarios y con carácteristicas especiales operativas en un tiempo determinado que conlleva a un éxito previsto cumpliendo todas las estrategias llevadas a cabo en su propio desarrollo. Para todos nosotros el desarrollo del proyecto es en esté preciso instante de la mayor prioridad posible, y el encargado de su desarrollo tiene claramente definido todas las esquinas o lados posibles concretando y sumando las informaciones en mano alcanzar la meta propuesta. Esté encargado de poner en orden todas las ideas cumle la principal función en la resolución de dicha tarea ,de su responsabilidaddepende el éxito o no del proyecto, además debe ser el más emotivo y efusivo en todas las correcciones que se necesiten realizar. El jefe del proyecto tiene naturalmente intereses en que el desarrollo del proyecto se realize en un ámbito totalmente transparente y con una claridad comprensible, es decir que sea concreto y en corto tiempo. Los participantes del proyecto no solo deben esperar en cumplir en las determinadas condiciones y tiempos previsto el proyecto en cuestión, sino de aprovechar de esté para obtener frutos personales compensadas económicamente y profesionalmente( puede ser un ascenso dentro de la empresa). No están sometidos sólo a un proyecto pueden ser ocupados en varios que a su vez también actúan simultaneamente en el proceso laboral de una determinada empresa. Están constamente en un punto de alta tensión entre los encargados del proyecto y la administración central de la empresa. Mucho dependerá el rendimiento de dicho personal de las condiciones en las que trabaje y del ambienteen el que se realizé el proyecto, es decir si las condiciones anteriormente enumeradas cumplen lo especificado se puede esperar un éxito rápido y sin muchas complicaciones, Hay que saber cuidar al personal con el que se trabaje. Al haber enumerado las tres funciones o campos en los que se trabaje el proyecto surgen ciertas especificaciones en los métodos de administración del proyecto. Para que un proyecto funcione hay que eficientemente definir y clarificar a donde y por done debemos deasrrollar el proyecto y lo más armonicamente posible unirlo con las funciones solicitadas del proyecto. Las diferentes exigencias o pedidos y su prevista puesta en marcha dependerá del punto en el que se comenzo a desarrollar el proyecto tratando de evitar los posibles con flictos que puedan ocurrir con la correcta administración del equipo y material del que se disponga. La cualificación del personal no sólo del jefe sino también de los subordinados es otro papel importante en su desarrollo. Podemos definir algunos puntos: -
Una clara formulación del las metas propuestas. -
La correcta división de las fases de trabajo, su organización, desarrollo y control de las tareas que permitan llegar al final del proyecto. -
Una adecuada dirección y control del personal que trabaje en el proyecto. -
La planificación y control del presupuesto del que se disponga observando de que el volumen disponible alcanze y no sea necesaria un aumento extra de capital. -
Dentro de los instrumentos de manejo en la dirección del proyecto están los permanentes analísis con el único objetivo de cumplir la meta tratada lo más rápido que se pueda y conociendo los riesgos a los que tenemos que afrontar, del cual sus resultados deben ser claro y precisos con diversas alternativas de desarrollo.
Visto todo esto entenderemos que el proyecto debe pasar por diversas etapas y llegar a una sola respuesta, es decir nace de varias ideas, las cuales son agrupadas con un único fin para llegar a una respuesta que satisfaga a todos los involucrados en el proyecto (producto): empresa, mercadi y consumidor. CAPÍTULO 2 Preparación del proyecto 2.1 LAS IDEAS PREVIAS, DECISIONES Y CHEQUEO PREVIO. El proceso para la preparación de un proyecto empieza con La idea del Proyecto, y termina con El encargo escrito y definido del proyecto, que está dentro de un concreto plan de trabajo. En muchos proyectos este proceso será corto, lo que produce una carga burocrática de la cuál no podemos alejarnos, pero sí hacerla lo más aceptable posible para eliminar la perdida de tiempo en su ejecución. Una última idea para el desarrollo de un proyecto es una vieja regla, la cuál dice: "Tal como comienza un proyecto de la misma manera terminará". 2.1.1 La idea de proyecto. Una idea de proyecto puede contener el deseo expreso del solicitante de dicho proyecto o una especie de resoluciones que pueden ser através de una serie de estructuras predeterminadas como la posible venta del producto a obtener o solamente para entender mejor el comportamiento del mercadoantes de introducirlo a la venta. Ciertas pausas previas deben estar de acuerdo a la idea que se va a tratar evitando entrar en el Status Quo, que solamente nos acarreará problemasy retraso en la entrega del proyecto. Para responder a todas esas preguntas nos plantearemos un conjunto de posibles soluciones, las cuales resumiremos de la siguiente manera: -
1. Una descripción real de la actual situación. -
2. ¿El porqué será de esa manera resuelto el problema y no de otra forma? -
3. ¿Que tan eficiente es la actual situación? -
4. ¿Cómo reconocer las ventajas y desventajas de la actual idea? -
5. ¿Cómo influirán las desventajas encontradas durante el desarrollo del proyecto y sobre todo en la motivación del personal a cargo? -
6. Algo importante que se debe tomar en cuenta durante las fases del proyecto es la de asumir todas las responsabilidades del trabajo a realizarse. -
7. ¿Cómo se desarrollará la situación, sí no se ejecután cambios en la estructura del proyecto? -
8. ¿Que problemas serán observados si el Status Quo no es alterado? -
9. Sí nos encontrasemos con desventajas, ¿cómo estás influirán en la empresa y sus trabajadores?
Todo eso quiere decir que si un proyecto se mantiene esté será definido en una siguiente fase. En dicha fase veremos que: -
Por tener a la mano la idea previa, el desarrollo del proyecto no irá sólo más bien tendrá que seguir una Línea de organización en los límites previamente establecidos del resultado de las reglas dadas por el contratante, sin olvidar que esté puede introducir ciertos cambios en el proyecto sin que altere el resultado final. -
Resultaría díficil y complejo que las distintas organizaciones de la empresa, los ejecutivos, los colaboradores, y los agentes externos de la empresa pero afines al proyecto lleguen a un acuerdo general, sí antes no hubierán estado al tanto de las ideas previas al desarrollo del proyecto a tratar.
2.1.2 La decisión para el desarrollo de un proyecto. Después de la presentación de la idea del proyecto será necesaria la decisión para su desarrollo analizando dos puntos: su ejecución y la manera de hacerlo. Aquí nos encontraremos con una amplia descripción del objetivo a cumplir y la correspondiente autentificación de la empresa que nos encargo el desarrollo de su idea. En esté tramo analizaremos la viabilidad de su desarrollo y si las ideas que tenmos son realistas o no. Una cosa importante sobre los datos que tenemos es que ellos han sido ya elaborados por el contratante, nuestra tarea es de hacerlos realidad o descartarlos por falta de autenticidad. La predecisión la tomaremos de la sigiente forma: -
1. Ver si el proyecto lo rechazamos por completo o hacemos cambios para su posible desarrollo. -
2. Los datos que tenemos desarrollarlos por la línea de organización ya fijada. -
3. Autorizar de está manera el Proyecto.
Sí la idea de proyecto es aceptada como un proyecto concreto, esté tendra de inmediato un nombre, en algúnos casos un número de proyecto por sí esté es la continuación de otro, o una mejor versión (por ejemplo el deasrrollo de un software), y contará con la supervición de un encargado que pasará a ser el responsable de su completa puesta en marcha. De cualquier modo todos los proyectos y sus versiones previas poseen ya un dueno, esté es el contratante del proyecto, es decir el interesado en que sté se vuelva realidad y también el equipo que realizará o tratará de ponerlo en marcha. El contratante es la personaque decide sobre el derecho de deasrrollar o no una idea para que está se convierta en proyecto, y también para detenerlo e interrumpir su ejecución cuando lo estime conveniente. En proyectos de gran magnitud es neceasria la decisión de varias personas o grupos interesados en una idea a la cual se denomina Consejo de deasarrollo, el cual debe velar por que se cumplan todas las clausulas preestablecidas por los altos encargados de la idea a desarrollar y establecer un límite ejecucional que no se desvíncule de la línea de trabajo por la cual se está encargando dicho proyecto o idea. Las funciones del Consejo de desarrollo son las siguientes: -
1. Elegir al Jefe del proyecto. -
2. Autorizar el Plan de trabajo y su presupuesto. -
3. Canalizar el trabajo de Agentes externos al pryecto y cocorad sus fuciones con el contratante y con el Jefe designado del proyecto. -
4. Sí llegase a ser necesario cesar al Jefe del proyecto, por incumplir con los acuerdos preestablecidos antes de la puesta en marcha del proyecto.
Es decir el Consejo de Deasrrollo actúa como una especie de vigilantes los cuáles deven mirar si el proyecto está encaminado por el camino correcto o si a su vez son neceasrios introducir ciertos cambios para que esté continue o no en su desarrollo. Por consiguiente al existir un consejo de desarrollo,también paralelamente convive un consejo facultativo del cuál no se obtienen decisiones fundamentales, más bien actúa como un CONSEJERO (consejeria de apoyo); es decir sus funciones so las de aconsejar y apoyar al equipo de trabajo pero no intervenir en la escencia del mismo. Las dos formas de consejerias se mantinen unidas por que en la primera actúan los mandos principales de la empresa y en la segunda los subordinados que realizan el trabajo, vinculados entre sí por la función del conesjero. Dentro del segundo grupo encontramos al jefe del proyecto del cual dependera el éxito o no del proyecto en el que se esté trabajando. Sus funciones son las siguientes: -
Culminar exitosamente el proyecto en el que se este trabajando. -
Tratar de eliminar los posibles riesgos que puedan aparecer en el desarrollo del proyecto, evitando que no influyan en el contenido mismo del proyecto.
Igualmente una función del jefe de proyecto es la de no utilizar el proyecto como idea propia, todo lo contrario es la de actuar como interlocutor entre las diversas partes: los altos mandos gerenciales y las consejerias de deasrrollo y de apoyo para obtener todas las ventajas y acelerar el proceso laboral partiendo de la base ya existente, es decir del pre-proyecto presentado para su desarrollo. Además vemos que esté proceso se formara como un triángulo equilatero en el que todos los lados sean iguales y a la vez estén unidos entre sí. Durante la preparación del pre-proyecto atenderemos principalmente a los recursos a utilizar tanto como técnicos, administrativos, económicos, húmanos y adicionalmente recursos legales tanto para la introducción del proyecto como para la puesta en marcha del mismo. Resumiendo la principal función del pre-proyecto es la de presentar debidamente el pedido del proyecto apoyandose en todas las normas conocidas. 2.2 META DEL PROYECTO Y SUS RESPECTIVAS FASES Al abordar esté tema nos preguntaremos el porqué es tan importante de una manera anticipada formular los diversos objetivos al que expondremos al futuro proyecto. Dichos antecedentes se encuentran entrelazados mediante la cadena ya explicada en el parrafo anterior(Las consejerias y el jefe del Proyecto). Nos basaremos en los siguientes aspectos: -
1. Determinar anticipadamente las posibles fallas a las que nos expondremos y corregirlas. -
2. La presentación de unas metas precisas y transparentes que estén dentro de un marco comercial adeduado. -
3. Porqué el proyecto debe presentar y necesita estar cualitativa y cuantitativamente analizado. -
4. Porqué el proyecto necesita encontrarse dentro de los límites propuestos para su correcta planificación y puesta en marcha. -
5. Al revisar su trabajo analizar si los cambios que se introducirán en el proyecto, siempre y cuando sean necesarios, afectarán en el contenido mismo del proyecto y por consiguiente ver su futura factibilidad.
Además veremos como es posible una medición de los fáctores externos o internos que produzcan interrupciones en el proceso de desarrollo del proyecto, es decir trataremos con diversos criterios que posibiliten presentar los objetivos deseados con todos los detalles posibles. El objetivo final a obtener lo demarcaremos al estudiar loas siguientes preguntas: El jefe del proyecto debe tener en cuenta que sobre sus hombros pesara todas las consecuencias sí el proyecto no alcanza el objetivo deseado. Sí algún proyecto llegase a fracasar podemos decir que todo se debe la no exactitud o a la fallida presentación del pre-proyecto, por la no oportuna descripción de la meta esperada. Por eso diremos que: "Las metas y obletivos deseados no solo deben ser la presentación de los deseos, más bien deben estar fuertemente vinculados y comunicados con los diversos fáctores con los que nos encontremos" 2.2.1 ¿Qué meta deseo alcanzar? La mejor manera de formular las metas propuestas es simplemente describir con exactitud las ventajas y los riesgos a los que estaremos propuestos durante la presentación del trabajo y su posterior desarrollo, con todas las herramientas que se encuentren a nuestra disposición y con una debida comprensión húmana. De una manrea teorica hay que describir los caminos que ya poseemos y su posible vinculación con el objetivo final por lograr. Los caminos que tenemos y las metas por alcanzar están siempre abiertas y se deben encontrar en un punto flexible para su futura tilización. Naturalmente las metas formuladas son dependientes de diversos aspectos económicos, financieros y enmarcados dentro de un lapso de tiempo determinado del cual no podremos sobrepasarlo, todo lo contrario hay que encontrar el rol en el que estos sean operativos y funcionales. Para esto sabemos que éxiste un cierto nível deseado, mientras más bajo sean las metas por alcanzar es con seguridadque el proyecto tendrá éxito. No con esto decimos que sea bajo el nível del proyecto sino que sus objetivos ya de por sí son claros y precisos. Simplificando lo antriormente dicho diremos que mientras más claro sea el campo de trabaja hay más posibilidades de que esté resulte exitoso y productivo, los fáctores que están en operación se tratan de complimentar con los fijos, que ya poseemos, ya sea por ser parte de algún proyecto anterior, o por la correcta aplicación de las ventajas estudiadas en el pre-proyecto. Así mismo es fundamental que el equipo que esté trabajando en el proyecto colaboren mutuamente uno con el otro para evitar pedidas de tiempo en discusiones que a veces solo son el tesultado de la falta de comunicación enrte los diversos grupos de trabajo del equipo y también con los mandos superioers que controlan la puesta en marcha del proyecto en cuestión. La meta final se puede alcanzar si los fáctores: Técnico-cualitativo, económicos de coste y el fáctor tiempo-exactitud en la entraga del proyecto, están ligados uno con el otro dependen mutuamente y coexisten hasta el final del trabajo. Los objetivos finales deben ser claros, reales y precisos para todos los integrantes del equipo y en todo momento predescibles, para evitar perdidas innecesaroias de tiempo. Si queremos evitar incoherencias procuraremos que los objetivos finales y los objetivos parciales estén completamente descritos y en todos sus aspectos bien documentados. La meta del proyecto debe estar confirmada de manera escrita. 2.2.2 ¿Cómo alcanzar la meta? Al resolver está incognita diremos que los proyectos no se encuentran en un espacio libre, sino que están bajo directa influencia de instituciones, personas y diversas clases de le4yes o reglamentos. Ellos son interdisciplinarios y están derivados desde diferentes secciones y por diferentes clases de equipos. En el caso que una meta u objetivo no esté claramente descrito nos encontrariamos con un Conflicto Potencial, algo que debemos evitar de cualquier modo. Dichas influencias son el producto de: -
Las diversas interacciones que se produzcan con los alrededores, donde se desarrolla el proyecto influyen de manrea directa en su desarrollo. -
Al tratar con esté nuevo campo utilizaremos tácticamente y correctamente las diversas acciones y conocimientos que tengamos en es campo de trabajo. También los elementos que se encuentran alrededor poseen determinados objetivos, los cuales deben aportar, en cierta medida, claves para su resolución final.
"La similitud de las metas del proyecto específico con las parciales nos facilitarán su completo desarrollo, objetivos contrapuestos nos perjudicarían". . Al formular la estructura del plan de proyecto observemos cuidadosamente en que momento los objetivos parciales y totales que a la vez deben ser comúnes, encuentran su sitio y conjuntamente resuelven las diferentes partes del trabajo a tratar. De manera irónica también acotamos que todo proyecto puede fracasar si los objetivos propuestos no son claros y a la vez están en permanente cambio entre el jefe del proyecto y la dirección superior del proyecto, produciendose cambios en el equipo de trabajo conllevando una desmotivación y una permanente inseguridad al tratar esté tema. Es muy díficil de una manera rápida describir o medir el éxito del proyecto. Ello se consigue cuando las peticiones de los mandos superiores han descrito ampliamente sus deseos y el equipo que trabajará en ello ha asimilado cautelosamente lo expuesto acentuando en la correcta formulación las metas por trazar y que se desean alcanzar. Con todo eso el objetivo final se vuelve real y por lo tanto trataremos de resolverlo manteniendo siempre en mente que se trabajará con: -
1. Una calidad determinada, no rebajando su contenido. -
2. En un tiempo fijo, sin sobrepasar lo previsto. -
3. Bajo el control económico y financiero del que disponemos (interno y externo).
2.3 RESOLUCIÓN Y REALIZACIÓN DEL PROYECTO. Al introducirnos en está área observaremos las formas de desarrollar los diversos proyectos que tengamos que administrar y resolver para lo cual ampliaremos nuestros conocimientos en un tema importantisimo: "El proyecto, y su plan de etapas" El camino que recorre un proyecto se puede dividir en tres fases que son: 2.3.1 El inicio del proyecto. En está fase analizaremos desde las primeras ideas que dispongamos hasta la puesta en marcha del proyecto en sí atravéz de las diferentes condiciones y consejos que tengamos desde la fuente interesada en el desarrollo del proyecto. Adicionalmente en esta etapa serán de gran importancia los primeros pasos que asumamos para lograr encajar el proyecto en un camino correcto. Dentro de esté sistema contamos con: a.- La idea de proyecto y la busqueda de las primeras informaciones, obteniendo la solicitud del proyecto. b.- Los primeros bosquejos del proyecto y su plan de trabajo-autorizar el comienzo del proyecto. Con estás primeras bases se obtendrá una principal fuente de información de la cual se analizará posteriormente los diferentes contenidos que esté tendrá y en que momento serán necesarias más ayudas exrternas. 2.3.2 El desarrollo del proyecto. En está fase será de gran importancia que el único plan de trabajo contenga todas las informaciones acumuladas, los diferentes subtemas sean parte del proyecto único y que en cada fase, en cada parte del proyecto los resultados que se obtengan posean una sola finalidad: el éxito final. Aquellos datos formarán parte, y a la vez no dependerán de los organismos que solicitaron la resolución del proyecto, todo lo contrario se enriquecerán con las aportaciones e ideas que anadan los responsables del proyecto y sus contratantes. "El plan de trabajo es la principal herramienta que tenga un proyecto , el cual solo con una mirada describa la escencia del proyecto y su finalidad, ademásde indicarnos la clase depersonal que trabaje y su costo en materia económica, vialidad y funcionabilidad manteniendose dentro de un lapso de tiempo determinado." En muchas instituciones u organizaciones esté plan de trabajo ya se encuentra determinado variando solamente la finalidad del nuevo producto. Si a estos preproyectos anadimos un poco más de: ¿Que sería sí....?, podriamos analizar nuevos métodos de resoluciones que nos lleven al mismo resultado pero quizás en un menor tiempo del determinado, o mejorando la calidad final del nuevo producto sin salirse de la línea propuesta. 2.3.3 La revisión y entrega del proyecto. La entrega y revisión del proyecto es de una importancia semejante a las dos anteriores étapas con la diferencia que con está fase estaremos poniendo en funcionamiento el nuevo producto y sus diversas derivaciones. En su presentación contaremos con varios aspectos como: -
1. Presentar toda la información de lo trabajado. -
2. Dar de baja al equipo que trabajó en su realización. -
3. Dar fé de las conclusiones y resultados obtenidos, que servirán para futuros proyectos o en algunos casos reestructurar los pasos preliminares para evitar repeticiones innecesarias en el desarrollo de temas parecidos, es decir mejorando su calidad.
Junto con la presentación del trabajo final se efectuarán unas últimas sesiones de trabajo, en la que se indique la calidad de trabajo, calidad en sí del proyecto. Demostrando con que responsabilidad se ha trabajado durante el desarrollo del proyecto y ver si hemos estado a la altura de las peticiones iniciales del contratante. Además antes de su presentación final podemos hacer pequenos cambios que no sean escenciales como ver si el nombre del proyecto es el edecuado o si el objetivo final está acorde con su nombre, son cambios semánticos o de lenguaje más no de estructura. Una buena redacción del proyecto tratado es un: INFORME EXCELENTE. CAPÍTULO 3 El proyecto final, afinamiento, planificación y desarrollo Después que el proyecto ha sido autorizado y tengamos a nuestro alcance una idea previa de: un plan de trabajo a seguir, una idea de su presupuesto y la manera en que esté deberá terminar nos queda por afinar su estructura de recursos y costes lo más exacto posible o lo necesariamente posible para analizar los riesgo y decisiones que asumamos. 3.1 Tiempos de realización, recursos y costes. Por debajo del presente título veremos como se distribuyen los diferentes fáctores presentes en un proyecto: tiempo, información y financiamiento. Éstos están agrupados entre sí por medio de un lazo común: la meta propuesta, es decir el objetivo que se desea obtener y si esté, el presente proyecto es uno sólo o parte de un gran sistema. 3.1.1 La planificación del tiempo. En un proyecto único el jefe del proyecto es el encargado de detallar los diferentes paquetes de trabajo, es decir definir un tiempo determinado para cada parte del proyecto. "El jefe del proyecto es el que decide, naturalmente con el cocenso de los responsables de que el proyecto se ponga en marcha, hasta que nível se debe desarrollar el proyecto y llegado el momento sí este debe detenerse." Toda información disponible, y que deba formar parte del trabajo investigativo depende del fáctor tiempo, del cual estamos tratando y para ello analizamos desde que y hata que punto desiemos llegar, es decir estamo enmarcados en un límite propuesto( la función de comienzo y final ). Está consideración será posible sí: -
Un proyecto se puede dividir en pequenos subproyectos dependiendo de la factibilidad y carácteristicas técnicas que tengamos. -
Y sí las condiciones lógicas dependientes de los paquetes de trabajo definidos están encaminadas para la obtención de la meta final.
Por cosiguiente si el presente proyecto es parte uno más grande es necesario analizar desde el comienzo en que parte del proyecto mayor nos encontramos y como estamos unidos a él, es decir si para la resolución del proyecto mayor somos más o menos importante y como nos relacionamos- nuestro tiempo de resolución forma parte del conjunto mayor, o sea si nosostros nos retrazamos podriamos retrazar el proyecto mayor o en el peor de los casos echarlo a perder Veamos ahora como influyen los diferentes tiempos de entrega de un subproyecto en uno más grande y asu vez en lo que se denominan multiproyectos, es decir un proyecto del que se obtienen varios resultados, como en una ecuación de grado variable, pudiendomser simple o compuesto. La estructura final de un proyecto, su esqueleto se define por varios puntos de vista y sustiempos de realización son variables, es decir dependen directamente de los resultados a obtener. Sí uno es el jefe de un proyecto en el que están involucradas varias empresas o departamentos formularemos lo que se llama "Plan común de trabajo", en el que constarán lasc diferentes etapas y sus corrspondientes divisiones y como estás se entrelazaran con los diferentes suproyectos presentes para poder entregar un solo rasultado. Sí este esparte de otro proyecto podriamos a la vez estar hablando de un Multiproyecto, en el cual se necesita de la utilización de los paquetes informativos y de las nuevas tecnologías para poder desarrollarlo, es decir hablamos de un proyecto de carácter global, tal puede ser la labor administrativa de un gobierno para la entrega de un resultado a los habitantes de esa región en la que juegan la responsabilidad varios ministerios. Tanto como para el multiproyecto, como para un único contamos con un plan común en el que el jefe del proyecto es el encargado de exponer los tiempos de entrega del proyecto, cuando se inicia y cuando esté terminará, tomando en cuenta los fáctores técnicos que estén presentes, las diferentes coorinaciones con los demás grupos de trabajo y también con los responsables de que sté proyecto esté en desarrollo. La comunicación constante entre los diversos grupos de trabajo será necesaria y así evitaremos una perdida de tiempo innecesaria. | Etapas | Información | Duración | Fecha 1 | Fecha 2 | Fecha 3 | Fecha 4 | | 1 | Proyecto:nombre | Tiempo total | Comienzo | | | | | 2 | Preestudio | Primera parte | ------------ | ------------ | | | | 3 | Analísis general | Segunda parte | | | | | | 4 | Fase 1 | Tercera parte | | ------------ | ------------ | | | 5 | Fase 2 | Cuarta parte | | | | | | 6 | Fase 3 | Quinta parte | | | ------------ | | | 7 | Revisión | Sexta parte | | | | | | 8 | Redacción final | Septima parte | | | ------------ | ------------ | | 9 | Entrega | Octava parte | | | | Final | En el gráfico superior vemos como aproximadamente se desarrolla un plan común de trabajo en el que constan las diferentes etapas, y sus tiempos de duración es decir una etapa cualquiera no puede sobrepasarse de su límite propuesto ya que estariamos arriesgando el resultado del proyecto. Si esté es un multiproyecto veremos como el gráfico anterior pasa a formar parte de otro más grande y quizás este de otro es decir los tiempos aplicados y suscarácteristicas especiales son parte del gran proyecto, pero toda esa información será acumulada de una manera única y especial, pero encarriladas en un sólo resultado: el gram proyecto. Generalmente los multiproyectos son resuelto por partes y luego inidos como en un rompecabezas del que conocemos de antemano cuando esté comienza y cuando debe terminar, además de ayudarnos por los nuevos soportes informáticos en el que los diversos gráficos de trabajo ya están preinstalados y solo tenemos que rellenar los diversos espacios que disponemos dependiendo de la magnitud del proyecto y de la calidad del equipo con el que trabajemos. Más adelante se analizará la calidad del personal con el que trabajemos : el fáctor húmano. Por otra parte hay que notar y recalcar que se posse una nomenclatura única y específica para cada parte del proyecto o subproyecto, un determinado tipo de ingreso de datos, dependemos de los fáctores externos e internos para la realización del proyecto, el plan de trabajo general depende también del tiempo estimado o propuesto en su desarrollo y también que actualmente sin la ayuda de la informática no podemos dar pasos rápidos, la investigación se acelera con el uso de dichos sistema: el tiempo se ahorra de manera productiva. 3.1.2 La planificación de los recursos. Por recursos entenderemos los fáctores de trabajo que poseemos y los medios empresariales presentes en el proyecto a tratar , veremos como se utilizán y como estos influyen en el resultado del proyecto, no en el fáctor tiempo pero sí en la calidad final del tema. Los recursos pueden ser directos e indirectos y se desenvuelven de una manera ordenada al tratar punto por punto cada tema en cuestión preguntadonos de que clase son estos, cuáles recursos utilizaremos primero y cuáles serán rechazados, la capacidad de asimilación de éstos con el equipo de trabajo y los costes que se presentarán por la aplicación de véstos. A la pregunta de como y de que clase estos son, se responde fácilmente, y su disponiblilidad es a la vez analizada por todo el equipo y por los contratantes del proyecto. Los recursos tecnológicos de comunicación son muy utilizados dirante todo el proyecto, com puede ser: la comunicación telefónica entre los miembros del equipo, la administración burocrática del proyecto, el uso de la informática (correo electrónico, foros sociale, intranet de las empresas, etc.) y por último como fáctores externos el ambiente en el que se dasrrolla el proyecto, la vida privada de los trabajadores del proyecto y su influencia con esté. Si el equipo está motivado prácticamnete habrá éxito, de lo contrario tendremos que superar esos obstáculos provocando una perdidad de calidad y tiempo en la resolución del proyecto. Los recursos disponibles no son perfectos en algunos casaos hay que perfeccionarlos, pulirlos y ello provoca un alargamiento del tiempo ha utilizar, pero que no puede sobrepasar el propuesto. Un retrazo es algo que debemos evitar, en el caso del personal atenderemos a las posibles enfermedadeso problemas personales de los integrantes del equipo y en su efecto contar con un reemplazo o a la vez repartir la carga faltante entre los otros miembros de trabajo. En todos los casos debemos contar con el plan B, es decir evitar la perdida de calidad en el proyecto. 3.1.3 La planificación de costes. La planificación de costes es directamente la correcta utilización del presupuesto financiero del que disponemos, encargado directamente por los contratantes del proyecto y administrado por los integrantes del equipo de trabajo del proyecto, entendiendo con ello lo siguiente: Costes directos, es decir los que dependan para el desarrollo del proyecto, planificación y entrega pudiendo ser: -
Presupuesto del personal de trabajo: internos y externos. -
Costes de maquinaria, uso y arrendamiento de diversos equipos siempre y cuando no estén dentro de la empresa contratante, es decir si en la empresa que nos pide el desarrollo del proyecto no cuenta con esa clase de equipamiento y está es necesaria acudimos a la ayuda externa. -
Los costes específicos para la administración del proyecto: Planificación y control, reuniones de trabajo, telefonía, computación (equipo informático, impresoras, presentaciones, etc). -
Costes por almacenamientode equipos o lugares de trabajo, siempre y cuando la empresa contratante así lo decida y fuese necesaria.
Y por costes indirectos podriamos estar mirando a los fáctores externos de trabajo, no necesariamente las reuniones de trabajo se realizan dentro de las instalaciones de la empresa contratante del proyecto, algunas veces debemos reunirnos en lugares de ocio para no fomentar el aburrimiento entra las dos partes de trabajo y familiarizarnos con la cupula empresarial a la cual debemos presentar el desarrollo final del proyecto, así ganaremos el fáctor familiar importantisimo para concluir éxitosamente nuestro proyecto. 3.2 Análisis de los fáctores de riesgos. La observación de los posibles riesgos comienzan con la identificación de la idea inicial del proyecto y termina con la entraga del proyecto, los riesgos son problemas por resolver. El análisis de riesgo y su correcta administración es un proceso fijo, el cual se encuentra dentro del proyecto y abarca el tiempo total del proyecto desde su inici hasta su finalización. Adicionalmente en la fase inicial del proyecto los diversos fáctores de riesgo son fácilmente reconocibles, su descripción es fundamental antes del desarrollo total del proyecto con eso evitamos la perdida de tiempo o el fracaso del proyecto en dicha parte. Los riesgos que nos encontremos deben analizarse de una manera rápida y segura, no todo es colorde rosa enla resolución de los proyectos y en general en cualquier operación a la que nos encontremos. El reconocimiento de un fáctor de riesgo conlleva un lapso de tiempo determinado del cual trataremos de aslir rápidamente o trabajar en su resolución paralelamente con el desarrollo en sí del proyecto, así no perderemos el tiempo y el presupuesto del que disponemos. A su vez cada fáctor de riesgo es al mismo tiempo un nuevo chance en el que el riesgo es una semilla nueva para la mejora del proyecto, su optimización y una nueva alternativa para su conclusión, impregnando una defensa nueva en su desarrollo. Cada riesgo es un mundo nuevo y su carga para el proyecto a tratar es diferente en todos sus aspectos, ello provoca un análisis real de la situación en la que nos encontremos desencadenando una serie de ventajas y desventajas al momento de equiparar esos resultados con los que queremos obtener en la entraga final. Mientras más temprano se detecten los riesgos, es decir su identificación en las primeras etapas, más eapido y pequenas serán las posibilidades directas de que el proyecto fracase. Las classes de riesgos a las que nos podemos enfrentar son en la mayoria de los casos los siguientes: -
1. Fáctores de tiempo: ejecución, desarrollo, planificación, etc. -
2. Riesgos de capacidad, o lo que es de otra manera no sobrecargar la base fundamnetal del proyecto. -
3. Los diferentes riesgos especiales y técnicos del proyecto. -
4. Riesgos financieros. -
5. Posibles riesgos legales en la ejecución del proyecto. -
6. Los riesgos externos en el campo de trabajo del proyecto.
A pesar de ello poseemos de las siguientes técnicas para reconocer y resolver los problemas a los que nos enfrentemos: -
Como primer punto tenemos la localización del problema, es decir ubicar el posible problema y determinar de que clase es para ver como solucionarlo. -
En segundo lugar tenemos la valorización del problema, cada riesgo posee un valor determinado que puede provocar un efecto nocivo en el proyecto su correcta valoración ayudaria a evitar problemas mayores. -
Por tecer punto entendemos el motivo u orígen del problema, así nos preguntaremos si esté danará el resultado final , si su reconocimiento fue a tiempo y cómo saldremos de él. Aquí la situación es un poco complicada ya que el problema puede afectar directa o indirectamente el resultado final, debemos trabajar cuidadosamente en ello evitando caer en la situación de menosvalorizar al problema por pequeno que sea, ya que esté generara una reacción en cadena sobre el nervio central del proyecto:un proyecto enfermo puede no recuperarse y fracasar. -
El cuarto punto por tratar es la decisión de toleranza, aquí el jefe del proyecto se preguntará sí los danos que encontramos son constantes o están en movimiento con todo el proyecto y esté tendrá que tomar la decisión de detener, o de que manera corregir el problema contando con la ayuda externa de informaciones o proyectos anteriores y de la mejor manera continuar con el proyecto. -
El siguiente punto es canalizar las medidas correctivas y preventivas, después de la correcta identificación del problema determinaremos un plan emergente que esté acorde a nuestros presupuestos y recursos no sobrepasando el tiempo predispuesto en el plazo predispuesto. Las diferentes corrrecciones y sus aplicaciones dependerán únicamente del jefe del proyecto, él decide que hacer, cuando y la responsabilidad total del proyecto. -
Por último tenemos el control y revisión del problema,- todas esas medidas serán fielmente documentadas y repartidas entre todos los miembros del equipo de trabajo para en el futuro no enfrentarnos al mismo problema. La resolución del problema no será repetida dos veces si estémismo problema vuelve a presentarse. Esos datos son necesarios para avanzar a la meta final
Pensemos que los riesgos son chances y éstos nosayudarán a integrar otros fáctores en el proyecto presentado y para su desarrollo. 3.3 La gerencia de calidad, conceptos básicos y aplicaciones. La gerencia de calidad o administración de la calidad es más conocida mundialmente como"Quality Management". Respecto a los concepto básicos o fundamentales de la gerencia de calidad diremos que no se diferencia nada de un proyecto ni de sus líneas de trabajo. Quality Management está al mismo tiempoy relacionado intimamente con el proyecto, es decir no puede existir una sin la otra tanto en susdiferentes fases, como en el resultado final del proyecto. Los diferentes resultados obtenidos por proyectos anteriores, investigaciones y demás recursos que disponemos se encuentran resumidos y homologados por las Normas DIN ISO 9000, en la cual encontramos muchos aspectos clasificados por diversas especialidades y ramas pero mamteniendo un punto básico fundamental: la calidad y excelencia. Debido a las distintas ramas de aplicación de la gerencia de calidad observaremos aspectos fundamentales en su proceso lógico: -
La calidad puede describir un plano profesional, pero el cual no puede ser medido exactamente, por las diferentes individualidades de " ¿Que?, ¿Cómo? y "Cuándo? en contraste con la cantidad que se analiza. -
Además la calidad si se trata de un producto determinado y en cantidades grandes puede ser medido o en este caso, calificados dando orígen a una escala en relación empresa-cliente.
La comprensión de la calidad se puede asentar por cuatro fáctores diferentes que a su vez están entrelazados en un proyecto determinado y son: -
1. El producto por analizar. -
2. El proceso que tomemos para su análisis. -
3. La relación del cliente con el producto. -
4. Y la valoración final del producto o su calificación.
Dicho eso vemos que la relación cliente-producto no es fruto de anotaciones casuales sino de un largo proceso investigativo del cual se obtuvierón resultados, que ahora utilizamos para valorar toda clase de productos y servicios que tenemos a nuestro alrededor. Así pues vemos que hay una cadena productiva: Peticiones del cliente-> Proceso de desarrollo-> Resultados obtenidos De los resultados obtenidos regresamos a las peticiones del cliente, así se obtiene un márgen de trabajo, dicho márgen es la Calidad en sí. De esta forma vemos que todo proceso de calidad tiene su comienzo por un control de calidad, sigue la seguridad en la medición, la administración de la calidad y terminamos con la llamada en inglés y aceptada por la mayoria de lenguas: "Total Quality Management". Total Quality Management no es otra cosa que la expresión extrema de los deseos del cliente del cual depende el éxito del producto o servicio en cuestión. Dentro de las normas DIN ISO 9000 podremos mirar muchas relaciones entre los productos y servicios con el cliente, pero éstos no son fijos, tienden a variar constantemente por lo que pasada un cierto tiempo volvemos a realizar esas mediciones y así obtener otros resultados. Es un proceso en constante movimiento de evolución: mejora la calidad o empeora. CAPÍTULO 4 El factor humano del proyecto El ser humano es la principal herramienta de la que dispone un proyecto, sin ella son inútiles y obsoletos todas las informaciones y maquinarias y equipos que disponemos, no son máquinas autónomas, dependen directamente del personala cargo del proyecto. El equipo de trabajo es la parte escencial de un proyecto. Uno de los fáctores principales en la administración del proyecto y del equipo de trabajo es el TIEMPO, y de ello depende cualidadess específicas en las diferentes formas de organizar y distribuir al personal de trabajo. Sí vemos desde otro punto de vista, de antemano estamos obligados a entregar un informe final dentro de un lapso "X" de tiempo, por ello analizaremos por separado cada partícula que nos permita entender mejor al ser humano. 4.1 Administración del trabajo en equipo, necesidades y requisitos. En el interior de un equipo de trabajo debe existir una fluida relación y sobre todo comunicación entre los diferentes integrantes de dicho equipo. Sí están dos colaboradores en tareas paralelas, pero con el mismo propósito llegamos a tener una especie de guerra interna, de la cual hay que saber alejarse y evitar los conflictos relacionados con dicho trabajo. El jefe del proyecto tiene que actuar de una manera rápida buscando la solución más rapida y al mismo tiempo empleando la capacidad laboral de sus colaboradores con una disciplina dura pero a la vez frágil y tactil para poder entender de mejor manera a sus trabajadores. Dicho encargado se comporta a la vez como un sicológo y es el responsable de que su equipo a cargo funcione de la mejor manera posible. Para ellodeb distribuir de la mejor manera a todos sus miembros, en diferentes posiciones y con funciones diferente evitando la creación de conflictos. En ese punto de inflexibilidad analiza cada uno de los perfiles de sus colaboradores y los colocará en diferentes etapas, comos son la preliminar, de investigación y mercadeo, transcripción de datos, logística, comunicaciones y soportes tecnológicos, y por último la de redacción final o entrega del informe. Es un trabajo muy complejo porque debe procurar estar con todos los informes a la vez y dirigir a cada subsección del proyecto y tener la capacidad al final de unificar todos los resultados obtenidos en uno solo que es el informe final del proyecto. Dentro de las funciones que debe cumplir el equipo éxiste una principal caractrística que es la de ahorrar en tiempo y dinero al proyecto en sí, se debe realizar un presupuesto, y como fáctor primordial del encargado es la de elaborar un presupuesto acorde a sus necesidades y enmarcado en el objetivo final. Dicho presupuesto debe dirigirse en línea fija al proyecto, es decir debe satisfacer a los contratantes y a la vez no ser aburrida, si se puede decir para el equipo que trabajará en ello, por ello es necesario una alta motivaciónentre sus miembros evitando el cansancio y aburrimiento que se pueden ocurrir, transmitiendo seguridad a sus colaboradores y dando siempre una imagen fuerte y tranquila . Así pues separaremos en cuatro partes las funciones: -
1. El control del proyecto en todo su género. -
2. La dirección del proyecto. -
3. El apoyo a todos los equipos del proyecto. -
4. Y por último la delegación de cargos dentro del proyecto, lo principal para poder desarrollar el proyecto y terminarlo con éxito.
Cómo vemos las funciones del encargado del proyecto son multiples y su responsabilidad muy grande, por ello es importantísimo centrarse en los aspectos arriba enumerados. 4.2 Desarrollo del grupo de trabajo. En cada proyecto funciona con éxito un equipo con un alto nível cualitativo y cuantitativo, dirigido por una personasí esté se encamina en una sola dirección. Por ello se debe trabajar desde el comienzo en una sola dirección y teniendo en cuenta que: " EN CADA GRUPO LOS FÁCTORES PERSONALES Y LABORALES CAMBIAN NO DE UNA ;ANERA CONSTANTE; SINO QUE SON REFERESCADAS SIEMPRE QUE SEAN NECESARIAS" Se puede decir que en el desarrollo del equipo se diferencian cuatro fases que no son esporadicas, sino sistemáticas y cientificamente demostradas, basadas en variadas experiencias y consejos. Las dividimos de la siguiente forma: -
Orientación, base preliminar en la que se define el curso del proyecto, se analizán las situaciones que puedrán ocurrir, se eliminan los miedos al fracaso y se crea el esqueleto del proyecto, al cual hay que darle forma y cuerpo. -
Frustración, es la etapa en la que se analiza de una manera reallas discrepancias entre las esperanzas por obtener y la realidad que poseemos. Pueden describirse casos como: reacciones negativas, sentimientos de falta de orientación e incompetencia. -
Resolución, es la etapa en la que se considerán los descontentos entre lo esperado y lo que ntenemos, desarrollo de la confianza, respeto y apoyo necesario. También están presentes las diferentes formas de responsabilidad y control y el desarrollo de la confianza mutua con la apretura a más colaboración de carácter exterior. -
Producción,fase decisiva en la que se trabaja con ganas en el proyecto, generando un fin común en todo el grupo y en los sugrupos, las ganas de desarrollar con éxito el proyecto, y un elevado nível de trabajo.
De está manera observamos que un proyecto puede pasar por todas essa etapas o en los mejores de los casos saltarse la segunda que es la frustración, la motivación es la mejor manera de llevar con garantias reales a fin un proyecto. 4.3 Eliminación de conflictos. Los conflictos normalmente ocurren cuando un miembro discrepa con otro en la forma o contenido en la que se debe desarrollar el proyecto. Prar resolverlos hay que seguir una guía de reglas fáciles y con una dinámica de equipo, es decir aprovechar todas cualidades de sus integrantes conciliando ambas opiniones y encontrando lo que sellama un "termino medio". Además hay que recalcar que los conflictos también pueden aparecer por el medio en el que éstos se desarrollan afectando al equipo en sí. La comunicación como se dijo antes es necesaria y por ello cuando aparezca un conflictoel primer paso es el dialogo para lograr un consenso y disminuir la influencia de esté en el trabajo que se realiza. Al resolver los conflictos debemos contar con la ayuda de: un moderador, un consejero o guía, un intermediario, y un juez. El moderador será el encargado de dialogar con las diferentes partes inmersas en el conflicto presentando unas posibles solucionesiniciales y activando todas clases de mecanismos para resolver el problema. El consejero o guía actúa como un nexo de ayuda entre laspartes en conflicto y el moderador tratando de encontrar un punto medio de análisis demostrando facilidad de palabra y tratando de unir ideas diferentes en una sola. El intermediario será el encargado del diálogo final con todos los consejos obtenidos por el guía aplicando estos a los grupos en conflicto y colaborando intimamente con el contratante y el moderador. Por último el juez dará el visto bueno al problema, es decir sellará de una vez por todas, el conflicto iniciado por las diferentes partes en un punto medio, qen el que abarquen las paticiones de las diferentes partes, guías e intermediarios. Cuando ocurren los conflictos el trabajo resulta díficil para todas las partes involucradas, de ahí la necesidad de eliminarlos de la mejor manera y lo más rápidos posible. El fáctor tiempo juegade nuevo el principal rol: las fechas de entrega propuestas no deben sobrepasarse. Mantener siempre las puertas abiertas y escuchar con atención a todos los integrantes del equipo de trabajp, solo así terminaremos con éxito el proyecto. CAPÍTULO 5 Aplicaciones correctas de las sesiones preparatorias del proyecto Cómo se puede apreciar al resolver un proyecto, lo que menos tenemos es el fáctor tiempo, es decir no podemos perderlo sin una razón justificada por el contrario hay que aprovecharlo de la mejor manera y así veremos coronado con éxito nuestro proyecto. Partiendo de ese punto de vista nos centraremos en la utilización de varios procesos auxiliares que nos permitan encontrar una fórmula aplicable en relación equipo-sesiones de trabajo-tareas independientes y el resultado final. 5.1 Los primeros pasos para el éxito del proyecto. Al dirigir una sesión de trabajo en la elaboración de un proyecto no hay que desarrollarla al azar, es decir sin una hoja de ruta; por el contrario debe existir un plan en el que contenga los siguientes puntos: -
Los puntos concretos a tratar. -
Los comentarios dirigidos en la resolución de proyecto, y -
Los espacios de tiempo que ocupemos en la sesión.
Además todo el material debe estar en manos de los integrantes de la mesa de trabajo, esees el primer paso para ahorrar tiempo y comenzar directamente el trabajo, normalmente el material se distribuye con antelación pra que cada integrante de su punto de vista, con lo que en la sesión prevista sólo se tratarían las observaciones generales y se trataría de llegar a un acuerdo común en dicho trabajo. Durante la sesión se recomiendan elaborar preguntas y tratar de formular respuestas en un asunto determinado. Un buen equipo de trabajo está totalmente fusionado e integrado con lo que el trabajo se facilita y los resultados son los deseados. " En este punto lo primero que debemos poner atención es en estudiar detenidamente el campo de trabajo en el cual estamos interactuando, filtrar las actividades extras que en un punto determinado del plan no están previstas, y lo más importante de una calificación sobre la calidad de trabajo de dichas actividades: un visto bueno o un veto total o parcial a los temas tratados". 5.2 El moderador: aspecto fundamental del éxito del proyecto. "Cómo moderación podemos decir que es cuando se tiene bajo control las riendas de cualquier proyecto, de otro lado es mantener una idea creadora, un intercambio constante de ideas y pensamientos y el no encerrarse en un determinado punto de vista aislando las diferentes observaciones que se nos hagan llegar" Sí vemos esa característica sabemos que el moderador está desde el comienzo listo a escuchar, partiendo del punto de vista lógico que posee y por la idea que tiene del proyecto. Es la persona encargada de describir, intervenir y dar soluciones en ese círculo de trabajo, para formular correctamente los detalles a presentar en la redacción final del proyecto. El moderador no debe tener prejuicios con un determinado miembro del equipo en el que trabaja, debe mirar todas las posiciones, y a la vez es el encargado de permitir la participación de las diferentes opiniones, escucharlas, discutirlas o analizarlas y presentarlas en una mejor manera al resto del equipo. Su labor es la de alcanzar la meta del proyecto en sí o de la parte que se está tratando. Para ello debe seguir la regla de orode la conducción: "Terminar de fondo con las discuciones innecesarias y monólogos lo más rápido posible y encajarse en la idea principal rápidamente." También por último debe estar atento a evitar el conflicto potencial de las diferentes partes al no ocultarlas o disminirlas en su base, por el contrario dicha raíz se tendrá que eliminar en absoluto sin dejar huella alguna. 5.3 El resultado de las sesiones de trabajo: Éxito del proyecto. Fundamentalmente los diferentes resultados deben estar claramente protocolizados. Se necesitan formular regalas claras que guíen las sesiones de trabajo y como describirlas. Sí en la actualidad gracias a las diferentes formas de comunicación todos los integrantes de un equipo tienen acceso directo al contenido de un proyecto, siempre srá necesario que ellos no se distraigan en partes que no estén ligadas a su área de trabajo, serí una perdidad de tiempo ya que al separar los diferentes grupos de antemanos se especifoco que función cumpliria cada unas de ellas: el encargado de la logística sólo se ocpará de suparte y no necesita mirar el contenido de por ejemplo el área técnica. Las diferentes sesiones de trabajo nos llevan a conocer lo siguiente: -
1. Cada colaborador conoce su área específica de trabajo. -
2. Las diferentes tareas y ejecuciones de puntos abiertos o de carácter común serán descritos, ordenados y finalizados. -
3. Todos deben saber que sí un punto no está totalmente ejecutado, esté tendrá que volver a ser tratado sin perjudicar la escencia del proyecto. -
4. Todas las diferentes áreas presentarán un informe de actividades o protocolo de trabajo que estará a disposición de los integrantes del equipo. -
5. De antemano hay que conocer la fecha de la siguiente sesión de trabajo. -
6. Al terminar la sesión de trabajo los integrantes del equipo habrán llegado a un acuerdo común y la abndonarán sin ningúna clase de duda.
Cumpliendo estás pequenas observaciones dichas sesiones serán muy satisfactorias. CAPÍTULO 6 Control del proyecto, seguimiento e informaciones específicas La observación del proyecto es como el sicoanálisis: se lo analiza con ciertas preguntas, esperando respuestas, aveces no coherentes,pero en un mismo sentido, es decir si de dicha observación algo no coincide es el momento adecuado para comenzar su tratamiento. Por eso la importancia de la oportuna y continua evaluacióndel proyecto durante tosas sus fases desde el incio hasta la puesta en marcha y presentación del mismo. 6.1 Observación del proyecto. En está parte observaremos fáctores de tal importancia como los cambios permanentes, sus riesgos e implantación en la columna de nuestro proyecto. Partiendo del hecho que ningún proyecto es estático podemos decir que: él está lleno de vida, su almaes un plan de trabajo que se desarrolla con el tiempo describiéndose en un proceso itinerario. "Todos los proyectos se conducen correctamente sólo sí sus resultados se encuentran medidos con la realidad, y estando en capacidad de saber la posición en la que se encuentra." La calidad del proyecto será comprobada o analizada en el segmento Debe-Hay, algo parecido a la regla básica de la contabilidad, dando a conocer un balance o correlación de fuerzas, en una determinada etapa permitiendo dterminar a tiempo los posibles riesgos e inmediatamente tomar las medidas del caso evitando el fracaso del proyecto o de la parte que se está analizando. De hecho todo esose obtiene por la constante y fluida informaciónpreviamanete calificada, es decir ya comprobada y lista para su utilización. Además hay que tener en cuenta: que la transmisión de datos no es todavía la información requerrida. Primero hay que tomar en cuenta la relevancia de dichos datos y su posible vinculación con otros datos que nos den una idea determinada de lo que queremos ver. La observación del proyecto debe definir en una dirección las diferentes informaciones y sus procesos comunicativos, debe ser una experiencia viva y compartida con todos los integrantes del equipo. A pesar de todo lo específicado pueden surgir ciertos problemas como por ejemplo: sí las informaciones que tenemos son necesarias y tienen que utilizarse, y como ellas serán calificadas. Las posibles consecuencias que estás tengan con el proyecto. Esa función como ya dijimos en el capítulo anterior es tarea del moderador, en esté casoeljefe del proyecto. 6.2 Informaciones finales y necesarias. Al hablar de las informaciones finales sabemos que estamos tratando con los datos finales que introduciremos en nuestro proyecto. Por ello clasificaremos de la siguiente manera: -
1. Proceso del Control estrátegico.- Éstos son los datos más relevantes que tenemos en el desarrollo de l proyecto, son los más prioritarios y los que encaminan el proyecto en un determinado rumbo. -
2. Procesos opertivos de control.- El control operativo está en un nível específico del proyecto en el que se estudian los costos e inversiones y se presenta el presupuestros del proyecto. -
3. El control de las necesidades.- Éste es un permanente proceso de análisis de la eficiencia, riesgos, chances y acciones efectivas sobre las que tiene que actuar un proyectocon el fin de llevarlo a cabo. Son de dos clases: las necesidades medibles, cómo son: calidad, funcionabilidad, organización y su respectivo marketing. Y las no medibles: Influencias externas eimagen del proyecto. -
4. Control cualitativo.- El control cualitativo depende del premanente proceso de calificación medido por el jefe del proyecto en unas direcciones específicas para su desarrollo. -
5. El control de resultados.- Es el proceso en el cual los resultados están periodicamente relacionados en el proceso Debe-Hay encaminados en bien del proyecto y su capacidad de desarrollo, determinar a tiempo los posibles errores y corregirlos si éstos se presentasen. -
6. El control final.- Aquí se tienen en cuenta como base referente el plan de trabajo con los diferentes recursos de trabajo y capacidades enmanrcados en los determinados lapsos de tiempo, por ello siempre tienen que estar por delante y las diferntes informaciones deben fluir constantemente.
De todo lo anteriormente dicho diremos: "El jefe del proyecto o encargado del control tiene que fijarse desde la primera sesión de trabajo en un sólo objetivo, absorver todas las informaciones necesarias y transmitirlas a sus companeros de trabajo mediante la correcta y flida comunicación." 6.3 Redacción final del proyecto. La última etapa del desarrollo de un proyecto es su redacción final. El debe contener todas las informaciones acumuladas, los recursos utilizados, el porqué de estos resultados y su presentación al los contratantes pra su posterior puesta en marcha. La redacción final o informe final no es garantía de que elproyecto vea la luz, es decir que se lo cmercialize, más bien es unmmdio investigativo para saber de una mejor manera como se comportaria un cierto producto en un medio determinado, de otra manera es analizar la viabilidad de esté para con el medio en el que se introduciria. Debemos seguir un orden adecuado, no debemos comenzar por dar los datos ya tratados, sino por los fáctores más primario e ir avanzando en la complejidad del proyecto. Aquí también juega un papel importante el jefe del proyecto, no será el mismo el que redacte, lo controlara y en todo momento estará observando la forma en que esté se redacte siguiendo un orden lógico propuesto por él o por lasplantillas y normas ya existentes. El número de copias de la redacción final del proyecto depende de la cantidad de personas interesadas en esos resultados, pudiendo estas ser repartidas o no entre los integrantes del equipo de trabajo. Miremos que el equipo de trabajo no es dueno del proyecto sólo son los que lo han puesto en marcha. Todo proyecto en su redacción final puede presentarse en dos formas diferentes: -
Sí el proyecto depende directamente de un contratofijo, es decir esté será utilizado con fines comerciales deberá contener caractrísticas específicas del área mercantil, su respectivo mercadeo y un lenguajealtamente económico. -
Por otro lado, sí el proyecto es una aspiración pero con un objetivo no tan determinado, es decir que dependiendo de la clase de obra que es irá cambiando, es un experimento al que hay darle forma y encontrar la manera de expresarle en rsultados o deseos que quiera obtener la persona o personas interesadas en dicho desarrollo.
Naturalmente la redacción final del proyecto independientemente de su meta final deberá ser descrita de una manera natural evitando complicaciones y aplicando un lenguaje claro y preciso, remarcando los aspectos fundanentales de la investigación realizada, la correcta utilización de sus recursos, y su aspecto fundamental. Después de tener el informe del proyecto y antes de la peresentación a los contratantes se realizará la última sesión de trabajo en la que darán su visto bueno los integrantes del desarrollo del royecto, estamparán su firma y la consignarán al jefe del proyecto para que esté lo presente a los contratantes. El proyecto fué llevado a cabo, su posterior utilización y distribución dependerá de los contratantes, nuestro trabajo fué realizado con éxito. Lo demás es asunto ajeno. CAPÍTULO 7 Conclusiones y recomendaciones finales Hemos terminado de describir los pasos que se necesitán para elaborar un proyecto desde sus orígenes hasta su puesta en marcha en su redacción final. Han surgido varias preguntas y hemos dado varias respuestas pero para acentuarlas tendremos que estudiarlas más detenidamente. Cualquier proyecto que quiera desarrollarse debe hacerse en un marco determinado siguiendo ciertas reglas generales especificando en algunos casos algo extra por ser de una naturalezadiferente. Todos los proyectos no sin iguales, son diferentes pero pueden ser parecidos, hay que saber diferenciar entre parecido e igual. También el proyecto a tratar debe tener un nombre desde su comienzo, su bautizo, dicho de otro modo es el que marcará la ruta a seguir, es decir elnombre con el que se marque al proyecto es el aspecto fundamental en el que se enmarcará su investigación. Sí sabemos el objetivo final, también sabemos que resultado es el deseado, es decir conocemos la meta pero todavía no sabemos en que forma llegar a ella. El trabajo investigativo conienza ahí. La clasificación de las informaciones debe ser de carácter permanente y constante. La fluidez de estás determinarán sí el proyecto está en buen camino o hay que corregirlas. Todas las correcciones que se realizen serán fruto de la comunicación entre el jefe del proyecto y sus colegas de trabajo. Esté a su vez es el portavoz entre los miembros del equipo de trabajo y los contratantes del mismo. La tarea del jefe de proyecto es díficil pero no imposible, su responsabilidad es fundamental ya que de ello dependera la conclusión final del proyecto, esté debe ser organizaqdo y apto a escuchar sugerencias que puedan facilitar el desarrollo del proyecto. No olvidemos que nuestro principal enemigo es el fáctor tiempo, hay que saber aprovecharlo y no desperdiciarlo en un analísis vago e infundado. Dicho analísis debe ser consentuado por todas las partes evitando de una manera frontal los conflictos que puedan originarse entre los miembros del equipo de trabajo, los contratantes y con los datos que tenemos para desarrollar el proyecto. Volviendo al tema de las sesiones de trabajo estás deberán de antemano tener un plan guía evitando la perdida de tiempo en formular en ese instante dicho plan. Cuándo se mira el proyecto desde su interior vemos que esté es como un bebé, con ganas de aprender y caminar lo más rápido posible. El proyecto debe desarrollarse en un ambientetranquilo en el que todas las partes involucradas puedan saber como este avanza y también en que momento serán necesarios algunos cambios, no de carácter troncal ya que estariamos abortando inmediatamente nuestro proyecto. Dichos cambios son superficiales, no con ello dejan de ser importantes, más bien son estéticos. Cambios estructurales significarían cambiar completamente nuestro proyecto. Para terminar, todo proyecto es la consecuencia de un deseo expreso, es decir se puede realizar aunque no tenga un fin inmediato, su finalidad puede ser a largo alcance, algo pensado para su formulación o unificación con otros proyectos en algún momento determinado. De la misma manera esté puede utilizarse inmediatamente y enunas condiciones determinadas dada la naturaleza de esté. Vivimos en un mundo de proyectos, nuestra vida es un proyecto, y está es la que define otros, la cadena evolutiva continua no se queda estancada, está evoluciona y con ella los proyectos, así que adelante y formulemos lo que más podamos. La base de nuestra vida es un proyecto y viseversa. Bibliografía -
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3. DE COS CASTILLO, M. Teoría general del proyecto. Vol. 1. Dirección de proyectos. Editorial Síntesis. Madrid 2002. -
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5. MÜLLER, Karl-Heinz. Logistik in der Betriebe. Cornelsen Verlag. Berlin 2008 -
6. RAMÍREZ, José Antonio y ESCUDERO,Valerio. Consejos de Administración. Librerias Yenny. Santander 2005.
Autor: Alexander Larrea López alexlarreaec[arroba]yahoo.es A BACHELOR THESIS PRESENTED TO THE ACADEMIC DEPARTAMENT OF THE SCHOOLL OF MECHANICAL ENGINEERING IN PARTLAL FULFILMENT OF THE REQUIREMENTS FOR THE DEGRRE OF BACHELOR OF ENGINEERING Munich, Germany 2009 ATLANTIC INTERNATIONAL UNIVERSITY SCHOOLL OF ENGINEERING MAJOR OF MECHANICAL ENGINEERING fuente:monografias.com
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