| Proceso de Delegacion de Autoridad |
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| Escrito por Administrator | |
| Jueves, 17 de Junio de 2010 18:14 | |
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Proceso de Delegacion de Autoridad. El proceso completo de la delegación de autoridad implica los siguientes pasos: 1. Definir los objetivos y las tareas. A partir de tener los objetivos que se quieren alcanzar se deben definir las tareas que se van a delegar, tratando no sólo de delegar los asuntos rutinarios sino también las tareas que exigen reflexión e iniciativas, tareas importantes, atrayentes y agradables. 2. Selección del subordinado. Debe seleccionarse al subordinado que posea capacidades y cualidades para desarrollar la tarea, cuidando no delegar siempre en los más competentes. 3. Asignación de la tarea y transmisión de la capacidad de mando. Debe transmitirse todo el poder necesario para la realización de la tarea, procurando ser claro, preciso y transmitiendo toda la información necesaria. 4. Exigencia de la responsabilidad por el logro de la tarea. Debe establecerse un sistema de control que garantice el cumplimiento de la tarea, lo que implica que debe delegarse pero no abdicar, es decir, no abandonar la tarea. El proceso de delegación es el mecanismo a través del cual se estructuran todas las organizaciones. A medida que las organizaciones van creciendo se necesitan más personas para que desempeñen un grupo mayor de funciones y éstas deben ir acompañadas de la autoridad necesaria para poderla desarrollar. Sin embargo a pesar de ser un concepto tan importante, encierra una gran paradoja, que quedará clara cuando veamos el concepto de responsabilidad. Responsabilidad: Es el deber que tiene toda persona de hacer un uso óptimo de los recursos sobre los que tiene autoridad ,de modo que se utilicen para cumplir los objetivos deseados. La paradoja consiste en que la autoridad es imprescindible que se delegue para que la organización pueda cumplir eficazmente sus objetivos, sin embargo la responsabilidad no se puede delegar. Esto significa que cuando se delega autoridad, se está dando la posibilidad a otra persona para que decida sobre algo, sin embargo la responsabilidad ante el jefe superior de que las cosas se hagan bien siguen siendo de la persona delegante, lo que lleva a muchos gerentes a que traten de delegar la menor cantidad de autoridad posible. Ejemplo: Supongamos que el Director General de una gran Agencia de Viajes delega al gerente de una División toda la autoridad para dirigir su división, excepto el plan de lo que debe vender cada año y el presupuesto con que lo debe hacer. El gerente de la división a su vez delega parte de la autoridad que se le ha concedido. Le da al director de personal la autoridad para que reclute y seleccione al personal que debe trabajar en la división para todos los cargos hasta los jefes de sección, que constituyen el 93% de la plantilla. El director de personal a su vez delega en el especialista en reclutamiento la autoridad para decidir, sobre la base de un test y una entrevista inicial las personas que cumplen los requisitos para pasar a la segunda etapa del proceso de selección de personal. En este ejemplo la autoridad se ha compartido, o sea se ha delegado, mientras que con la responsabilidad ocurre algo diferente. Aunque el gerente de la división delegue la contratación en el director de personal, el sigue siendo el responsable ante su jefe superior del buen funcionamiento de esta actividad. Digamos que la división no cumple sus objetivos ya que no se ha contratado al personal idóneo. Para el director general de la empresa ¿ de quién es la responsabilidad, del gerente de la división, o del director de personal de la división? La responsabilidad ante el Director General es del gerente de la división, ya que aunque la autoridad se delegue, la responsabilidad es indelegable. Otra cosa es que el director de personal asume una nueva responsabilidad ante el gerente de la división por la autoridad que le han delegado. Ventajas de una Delegación Efectiva. A). La primera y más evidente consiste en que cuantas más tareas pueda delegar un gerente mayor oportunidad tendrá de buscar y aceptar más responsabilidades de los gerentes de nivel superior, permitiéndole dedicarse a tareas más importantes. B). Otra ventaja se funda en que da origen a mejores decisiones puesto que los colaboradores, por estar más cerca "de la línea de fuego", tienden a tener una idea más completa y clara de los hechos. Por ejemplo, el gerente de ventas de una agencia de viajes regional estará en mejores condiciones de tomar decisiones sobre ese área que su homólogo de la división general. C). Adicionalmente puede señalarse que una delegación eficaz acelera la toma de decisiones pues se pierde menos tiempo en consultas a los superiores. Por otra parte, la delegación de autoridad proporciona a los gerentes normas para valorar el desempeño de sus subordinados. D). La delegación de autoridad compromete a los miembros de la organización a ser más responsables con su trabajo, pues al tener que decidir sobre sus funciones, tiene que responder por sus resultados. E). La delegación de autoridad presupone que las personas resuelvan gradualmente los problemas que se le van presentando, lo que significa un aprendizaje del más alto valor para él y para su organización. Hay una máxima empresarial que dice "si quieres que tus subordinados crezcan, no les robes sus problemas". Las mayores posibilidades que tienen los empleados de desarrollarse es que se enfrenten y resuelvan los problemas que se le van presentando en su trabajo. Si su jefe es quien se lo resuelve le está quitando una oportunidad para aprovecharla en su beneficio. F). Otra de las ventajas innegables de la delegación de autoridad es que logra una alta motivación de los trabajadores , pues les permite desarrollar todas sus potencialidades. extracto-monografias.com |
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