Muchos ejecutivos solo asocian las Tecnologías de Información con los programas contables o el e-mail, cuando las Tecnologías de Información abarcan una gran gama de herramientas indispensables hoy en día. Los rápidos avances de las Tecnologías de Información han tenido un gran impacto, no solo sobre la Tecnología en general, sino sobre todos los aspectos operativos de una organización.  Las Tecnologías de Información comprenden todas las tecnologías basadas en computadora y comunicaciones por computadora, usadas para adquirir, almacenar, manipular y transmitir información a la gente y unidades de negocios tanto internas como externas. Dichas  Tecnologías de Información permiten a la empresa mejorar su manejo e integración de las necesidades de procesamiento de información en todas las áreas funcionales de ésta. Uno de los mayores costos en los que recurre una empresa, es en el tiempo que los administradores y empleados gastan en reuniones y juntas, tomando decisiones y resolviendo problemas. 
Las Tecnologías de Información reducen ese tiempo y por ende sus costos; esto hace que los administradores y trabajadores mejoren su productividad, al desperdiciar menos el tiempo en la búsqueda de soluciones a sus problemas. Tres tipos de Tecnologías de Información son especialmente útiles: los sistemas de tele-conferencia, los sistemas de transferencia y recuperación de información, así como los sistemas de procesamiento personal de información.
Los sistemas de Tele-conferencia incrementan la comunicación reduciendo la necesidad de establecer contacto cara a cara, ahorrando así tiempo y dinero. Mas del 76 por ciento del tiempo de los administradores es gastado en juntas y reuniones porque el contacto cara a cara es necesario para resolver asuntos complejos. Sin embargo, una cantidad considerable de tiempo es desperdiciado en traslado y acomodo de los administradores en las juntas mencionadas. La tele-conferencia - el uso de una línea de televisión y sistemas de video- provee un útil medio para atender juntas de una manera "virtual", especialmente en esta era de competencia global.
Hoy en día, el incremento en el uso del e-mail, el Internet, y el desarrollo de Intranets o redes de comunicaciones entre empresas, está acelerando el flujo de información en las empresas y negocios. Todos estos sistemas de transferencia y recuperación de información están basados en el uso de redes y computadoras personales unidas unas con otras y todas conectadas a una computadora central que permite a los usuarios compartir archivos e información digital de todo tipo.
El tercer tipo de Tecnología de Información, son los sistemas de procesamiento de información personal, como los que proveen las computadoras personales, portátiles y los comunicadores personales, los cuales también proveen el eficiente uso de los tiempos y esfuerzos de todo los individuos de la empresa. Apple, Hitachi y Sony han desarrollado comunicadores personales, los cuales son un una pequeña computadora de mano que actúa como grabadora, fax, agenda y navegadores de Internet y correo electrónico. Actualmente las computadoras personales se pueden conectar a redes de computadoras para unir al personal y estandarizar las actividades a través de todos los departamentos de la organización. Las computadoras personales dan la organización un gran control de las actividades en los niveles bajos (lo cual siempre resulta muy difícil para lo ejecutivos) y promueven la descentralización de la autoridad hacia empleados de niveles bajos.
Puede concluirse que un caso de implementación de Tecnologías de Información muy reconocido mundialmente, ]en 1992, McDonal´s autorizó a Compuadd Corporation a vender a todas sus 880 franquicias un nuevo tipo de terminal de punto de venta, la cual cuenta con una touch-screen y teclado con "pieles" (skins) que reemplazan a los teclados con letras preimpresas. éstas terminales nuevas permitieron la introducción de nuevos productos sin necesidad de cambiar el teclado, y podían ser programadas para mostrar solo los productos que estaban disponibles en una hora dada del día junto con sus precios. Este tipo de computadoras personalizadas reducen los errores de operación y hacen mucho más fácil de programar los procesos de venta de los productos de ésta empresa.

Las computadoras pueden considerarse como un recurso más en el seno de la empresa, la cuestión a resolver es si la disponibilidad de estos recursos pueden proporcionar a la empresa una ventaja competitiva que pueda mantenerse a lo largo del tiempo y no evaluar exclusivamente las posibilidades materiales de esta tecnología sino que también habrá que tener en cuenta los intangibles derivados de su aplicación en el ámbito empresarial.

Sin embargo no basta con la adquisición de la tecnología más moderna para lograr el éxito. En ocasiones, la paradoja de las computadoras (Volkow, F. y Natalia E. (Agosto -1995): "Uso e las computadoras en la micro, pequeña y mediana empresa: Mito y Realidad" Rev. Soluciones Avanzadas. No.24. la habana, Cuba) consiste en que se invierten considerables sumas de dinero en equipos y sistemas para incrementar la productividad de una organización, sin que esta inversión produzca los beneficios que se esperan.

6.3.-  La Gestión de la Información como estrategia Competitiva en la empresa.

Generalmente se piensa que las Tecnologías de Información solo se usan en la etapa de producción, y vienen a la mente los grandes sistemas de manufactura, o los sistemas automatizados de producción continua, sin embargo,  actualmente las Tecnologías de Información de están presentes en todas las actividades de la empresa, es decir, en las etapas de entrada, conversión y salida.
En la etapa de entrada, las tecnologías de información deben contener todas las habilidades, procedimientos y técnicas que permitan a las organizaciones manejar eficientemente las relaciones existentes con los grupos de interés (Clientes, proveedores, gobierno, sindicatos y público en general) y el entorno en el que se desenvuelven.
En la función de Recursos Humanos, por ejemplo, existen técnicas especializadas, como entrevistas o test psicológicos que permiten reclutar al personal con el mejor perfil par satisfacer las necesidades de la empresa. En el manejo de Recursos, existen técnicas de entrega con los proveedores de entrada (como los estándares de Intercambio Electrónico de Datos, por ejemplo, ver Fig.1.ED1) que permiten obtener recursos de alta calidad y a un menor costo. El departamento de Finanzas, gracias a las Tecnologías de Información puede verificar  la información electrónica de un banco X, en el país, los modernos portales bancarios en Internet, etc.
En la etapa de conversión, las Tecnologías de Información en combinación con la maquinaria, técnicas y procedimientos, transforman las entradas en salidas. Una mejor tecnología permite a la organización añadir valor a las entradas para disminuir el consumo así como el desperdicio de recursos.
En la etapa de salida, las Tecnologías de Información permiten a la empresa ofrecer y distribuir servicios y productos terminados. Para ser efectiva, una organización deberá poseer técnicas para evaluar la calidad de sus productos terminados, así como para el marketing, venta y distribución (como los estándares de Intercambio Electrónico de Datos, por ejemplo, ver Fig.1 ED1) y para el manejo de servicios de postventa a los clientes.
Las Tecnologías de Información en los procesos de entrada, conversión y salida dan a la organización una importante ventaja competitiva. ¿Porqué Microsoft es la más grande compañía de software? ¿Por qué Toyota es la manufacturera automotriz más eficiente? ¿Porqué McDonald's es la más eficiente compañía de comida rápida? En el caso nacional, puede notarse como ETECSA, cada vez se hace más importante y notoria en la medida que crecen sus servicios a través de las Tecnologías de la Información, como por es el caso de aquellos servicios que actualmente brinda a los usuarios que carecen de teléfonos y en esos casos, ETECSA se encarga de decepcionar los recados de esos clientes, para después trasmitírselos, haciendo posible la existencia de un teléfono virtual que recoge las llamadas de dichos usuarios, además de otros servicios que hoy por hoy la población cubana agradece. Cada una de estas organizaciones sobresale en el desarrollo, administración y uso de Tecnologías de Información para administrar el entorno organizacional y crear valor para toda la organización.

La aplicación de las TICs ayudan a reducir gastos burocráticos a partir de  ajustar la necesidad de muchas jerarquías, ya que los administradores se basan en las ellas para coordinar y controlar las actividades de la empresa. Un ejemplo de esto es Puntex del Ministerio de la Industria Ligera, la cual, incrementando la sofisticación de sus Tecnologías de Información, ha podido recortar el número de niveles jerárquicos de toda la organización de 9 a solo 5 niveles. 

Los autores del libro Virtual Corporation, William Davidow y Michel Malone han expresado como las TICs pueden ser usadas para mejorar la respuesta de una empresa o negocio hacia los requerimientos de los clientes, lo cual es una fuente muy importante de competitividad. La esencia de su argumento es que estas tecnologías  permiten a las organizaciones crear "productos virtuales", productos que pueden ser personalizados de acuerdo con las necesidades específicas de algún cliente en particular, sin cargos adicionales. Un ejemplo de esto, es la compañía Levi´s la cual en sus tiendas, por medio de computadoras touch-screen se configuraban cada una de las diferentes características del pantalón que solicitaba el cliente, la solicitud se enviaba electrónicamente a las fábricas en Tenesse y de allí se enviaban por correo al cliente, el cual solo pagaba un costo adicional de $10 dólares por todo este servicio.

6.4.- La Información y las Tecnologías de la Información y las Comunicaciones (TICs).

Tomando en cuenta lo planteado anteriormente, sobre los Sistema de Información de la Administración  en los cuales se conjuga la combinación de los recursos humanos y materiales a través de la información; no todos los recursos materiales no todas las personas en la empresa forman parte del Sistema de Información. La combinación de los mismos debe estar ordenada a la realización de tareas para cumplir el fin propio dentro del Sistema de Información. Por ejemplo, cuando a las personas que forman el equipo de venta en la empresa  le facilitamos una computadora  portátil  para su trabajo a la hora de llevar el control de clientes, y además pueden hacer cálculos que faciliten  sus operaciones, etc, todavía no hablaríamos del Sistema de Información de la empresa. Hay que dar un paso más.

La combinación tanto de las personas como de los materiales ha de estar estructurado  para cumplir una función dentro de la gestión de empresa en el subsistema  de información. Siguiendo con el ejemplo anterior: al equipo al equipo de venta le piden que conecten sus portátiles a través de la red de informática y vuelquen sus operaciones  comerciales, que recogen los departamentos  de compra, y además faciliten sobre los clientes, grado de satisfacción, quejas, etc. Ahora sí estamos hablando del sistema de información de la empresa. Condición sine qua non, debe existir una intencionalidad de generar información útil para la marcha de empresa.

Un último aspecto es que la información debe perseguir contribuir de forma eficaz a la gestión de la empresa. Es decir, puede suceder que la empresa tenga "información" no útil almacenada o circulando, entonces hablamos de "datos" o "información residual", que es segregada por el sistema de información.

La definición proporciona los objetivos del sistema de información. En la medida de las posibilidades de la empresa, debe intentar optimizar los mecanismos de la empresa, debe trata de optimizar los mecanismos de información. Primero una empresa debe perseguir simplificar sus procesos de información en orden a la eficacia. Por ejemplo, si la empresa puede sustituir la correspondencia escrita en papel por correo electrónico (siempre y cuando se estudien los costos, la seguridad, etc), deberá implementar el correo electrónico. Segundo no solo transformar los datos en información, sino elaborar la mejor información. Implementar el sistema exige rigor y conocimiento, no puede ser un asunto que quede a la improvisación o al transcurrir de la gestión de la empresa. Y tercero, constituir una herramienta de gestión de importante valor. Ha de exceder la mera técnica para tomar decisiones, transformándose en una forma de dirigir con alto rendimiento. Por ejemplo, no es lo mismo el uso que hace el sistema de información la alta dirección, los mandos intermedios o el núcleo de operaciones. Mientras que la primera se mueve en el ámbito de la estrategia, los segundos son una combinación más técnica  y menos abstracta que la primera y los miembros del tercero son más operativos  y mecanicistas que el resto. Por consiguiente, el sistema de información se adapta a cualquier nivel de la estructura de la organización, además de intervenir, según el caso, en las fases del proceso administración (planificar, organizar, dirigir y controlar).

 extracto-monografias.com

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