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Extendiendo al máximo tu tiempo: elementos básicos de una mejor organización personal
¿Te hace falta tiempo para resolver problemas y situaciones difíciles de manera cotidiana? ¿No sabes por dónde comenzar para que el día te alcance y puedas rendir más tanto en tu negocio, como en tu vida personal?
Más allá de recetas o bien intencionados propósitos, organizarnos bien es una cuestión de actitud. Yo lo resumo como “una manera de ser y una forma de vivir”.
En la vida profesional, en lo laboral y empresarial, estamos atentos de los detalles del negocio, lo cual es adecuado, mientras no abusemos de ello. Aquel que se la pasa atendiendo aspectos que puede delegar en otros, no está siendo organizado en lo absoluto.
Te pongo un ejemplo. Hace poco, tuve una cita con el dueño y director de una empresa mediana, exitosa, que cuenta con una oficina, una bodega principal y dos sucursales en la misma ciudad. Llegó una hora tarde porque, ¡había ido a cobrarle a un cliente! Una cosa es atender el negocio y otra muy distinta, ahogarse en los detalles operativos cuando se debería prestar más atención a la parte estratégica del mismo, a lo que impactará en el mediano y largo plazo.
Cómo saber si te organizas bienConfío en que no vivas como el empresario del que te platiqué. He aquí algunas pistas que te permitirán saber qué tanto control tienes sobre lo más importante que existe: el tiempo y su buen uso.
Estás siendo organizado cuando: 
Recopilas toda la información existente sobre un asunto y te reúnes con los involucrados y/o expertos en el tema.
Delegas con claridad y precisión.
Comunicas con claridad los objetivos y tus decisiones.
Estableces los posibles cursos de acción, también llamados “planes de contingencia” y has prevenido sus consecuencias.
Llevas un buen control de lo que has delegado.
Das seguimiento diario a la lista de pendientes importantes.
Lo anterior tiene al menos un par de aprendizajes importantes, que nos ayudarán a ser mejores y más eficientes, cuando de dirigir nuestro negocio se trata.
Otro aspecto que debes tomar en cuenta, es el estrés. Cuando nos angustiamos porque el tiempo se acaba y debemos cumplir con la fecha de ciertos compromisos adquiridos, nos sentimos impotentes, irritados y transmitimos nuestros sentimientos al resto del equipo, lo que provocará a su vez, malestares que no ayudarán a lograr una buena organización. Para prevenir lo anterior, debemos realizar una planeación adecuada, que nos permita utilizar nuestros recursos de la mejor manera. Debemos enfocarnos en lo urgente y después en lo importante. Lo anterior nos permitirá cumplir con las fechas de entrega y tener además, tiempo para nosotros mismos y nuestros seres queridos.
Componentes básicos de una mejor organización personal
Brevemente te menciono algunos de los elementos que pueden ayudarte a ser más eficiente: Supérate. No te conformes con tu situación actual. Si te visualizas en el futuro y te enfocas en que sea distinto a lo que hoy estás haciendo, será un buen motivador para que rompas el círculo vicioso en el que te encuentras.
Distingue. Las personas exitosas dedican un espacio importante de su vida para identificar lo prioritario, además de atender lo urgente. Un buen empresario, debe ser capaz de afrontar el reto de “ocuparse urgentemente de lo que sí es importante”.
Cambia. Los hábitos, cuando no son los mejores, hacen que nos estanquemos. Tres cosas en las que debes considerar trabajar y mantener en constante crecimiento son: aumentar tus conocimientos, mejorar tu actitud en todos los sentidos y perfeccionar día a día tus habilidades.
Dedícate. No apagues fuegos, no tapes hoyos, no resuelvas problemas triviales. Dedica algo de tiempo diario a atender lo prioritario. Ten la disciplina de reservar espacio en tu agenda para esos menesteres.
Comienza. Si entiendes que la manera en que haces las cosas no es la adecuada, y asumes que la situación que atraviesas no es la mejor, entonces seguramente estarás insatisfecho y ya no querrás que las cosas continúen así. Este es un buen momento para comenzar, dedicando tu energía a adquirir conocimientos, habilidades y técnicas que te ayudarán a salir del bache que te hace sentir incómodo.
“Cordón de tres dobleces no se rompe”La mala organización puede darse a nivel individual o grupal. En cualquier caso, apoyarse mutuamente resulta de gran beneficio para generar mejores resultados. No menosprecies el apoyo de tus colegas, subordinados y gente que te rodea.
Si necesitas ayuda, pídela. Si alguien requiere apoyo, ofrécelo o provee quien lo haga. Si todos lo necesitan, apóyense solidariamente. Toma en cuenta que hay cosas sencillas que como labor de equipo pueden ayudarte a ti, ayudar a alguien más o ayudar a todo tu negocio a tener una mejor organización, por ejemplo:
 Pónganse de acuerdo en lo que quieren lograr. Establezcan un objetivo y denle seguimiento.
Dedica tiempo a conocer con mayor profundidad las habilidades propias y de los que te rodean. No necesariamente el puesto o lugar que ocupan hace resaltar aquello en lo que son verdaderamente buenos.
Cuida la comunicación. No se trata de sólo hablar, dar órdenes o instrucciones. Hay que asegurarse de utilizar las palabras correctas, de acuerdo a nuestro interlocutor, es decir aquellas que le sean de fácil comprensión. Considera que debe haber congruencia entre lo que se hace al hablar y lo que se dice, tomando en cuenta que el tono y la emoción de las palabras, sean las adecuadas.
Si las habilidades se conocen y se ha puesto un objetivo, entonces hay que mejorarlas y perfeccionarlas, será más sencillo. Nada mejor que arreglar lo que está mal, cuando se sabe cómo debería estar.
Fomenta la constancia. Cuando las cosas se hacen de manera regular, ayuda a modificar cualquier hábito poco conveniente, facilitando la adopción de nuevos y mejores, además de que nos permite la mejoría continua sobre una base de estabilidad.
Así que ya lo sabes, para organizarte mejor, debes identificar tus fortalezas, aplicar lo aprendido para obtener mejores resultados. Utilizar la sinergia para mejorar las labores personales y de grupo, así como no perder de vista que no todo es trabajo y que hay que cuidar la manera en que queremos vivir, conservando la actitud necesaria para lograrlo.
Te deseo toda suerte de parabienes para que los resultados, fruto de una mejor organización, te permitan dedicar más tiempo a lo importante y que tú y tu negocio, se vean beneficiados.
Autor: Ariel Valero
Fuente:.ideasparapymes.com
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